AUTOMATISIERUNG

Welchen Geschäftsprozess automatisieren Sie zuerst?

Beginnen Sie mit einer wiederkehrenden Aufgabe mit klarem Anfang, erkennbarem Ergebnis und jemandem, der beurteilen kann, ob es stimmt.

Wählen Sie Arbeit, auf die Sie zeigen können.

„Wir müssen etwas mit KI machen“ ist noch kein abgegrenzter Auftrag. „Nach jeder Anfrage kopieren wir dieselben Kundendaten in die Planung“ dagegen schon. In der zweiten Beschreibung sind ein Anlass, Daten und eine Handlung zu erkennen.

Schreiben Sie einen Prozess so auf, wie er heute läuft. Wer erhält die Information? In welchem System kommt sie an? Wer tut danach etwas, und woran erkennt diese Person, dass die Arbeit erledigt ist? Nehmen Sie auch die Ausnahmen mit auf.

Bewerten Sie vier Punkte.

1. Wiederholung. Wie oft kommt die Aufgabe vor, und wie viele Handgriffe wiederholen sich jedes Mal?
2. Klarheit. Können Sie erklären, wann die Aufgabe beginnt und was ein korrektes Ergebnis ist?
3. Verfügbare Daten. Steht die benötigte Information in einer brauchbaren Quelle, oder muss jemand sie erst heraussuchen?
4. Folgen von Fehlern. Kann ein Mitarbeiter einen Vorschlag zuerst prüfen, oder wird direkt etwas verschickt, geändert oder bezahlt?

Diese Fragen sollen Ihre Wahl konkret machen. Es gibt keine allgemeingültige Punktzahl, die beweist, welchen Prozess Sie wählen sollten. Eine seltenere Aufgabe kann zum Beispiel trotzdem Aufmerksamkeit verdienen, wenn Fehler viel Nacharbeit verursachen.

Messen Sie die Arbeit, bevor Sie Einsparungen versprechen.

Betrachten Sie einen repräsentativen Zeitraum und notieren Sie die Zahl der Handgriffe, die aufgewendete Zeit und die Nacharbeit. Unterscheiden Sie zwischen aktiver Arbeitszeit und Warten. Eine Anfrage, die zwei Tage auf eine Antwort wartet, kostet nicht automatisch zwei Arbeitstage Verwaltung.

Nutzen Sie diese Messung als Ausgangspunkt. Rechnen Sie nicht jede Minute als künftige Einsparung: Die neue Arbeitsweise braucht auch Kontrolle, Pflege und Ausnahmen. Eine erwartete Verbesserung bleibt eine Annahme, bis Sie sie in der Praxis vergleichen können.

Lassen Sie gut funktionierende Software, wie sie ist.

Eine Automatisierung muss nicht damit beginnen, Ihr CRM, Ihre Planung oder Ihre Buchhaltung zu ersetzen. Halten Sie zuerst fest, welche Quelle für welche Daten maßgeblich ist und wie Informationen heute zwischen den Systemen fließen.

Eine Anbindung kann eine manuelle Übergabe übernehmen. Dafür müssen die beteiligten Systeme den nötigen Zugriff bieten. Das prüfen wir für jede Verbindung. Ein System, das Daten auslesen kann, unterstützt nicht automatisch auch jede Änderung, die Sie vornehmen möchten.

Beginnen Sie mit einem Vorschlag, den jemand prüfen kann.

Nehmen Sie als Beispiel eine Kundenfrage, die zu einem Vorschlag führt. Relevante Kundeninformationen zu sammeln und eine Antwort vorzubereiten, sind getrennte Schritte. Sie können zunächst nur die Vorbereitung unterstützen und das Versenden einem Mitarbeiter überlassen.

Legen Sie fest, wer kontrolliert, was diese Person prüfen muss und was passiert, wenn Informationen fehlen. Erweitern Sie erst, wenn Sie verstehen, wo der Prozess gut läuft und wo nachgesteuert werden muss.

Legen Sie vorab fest, was ein gelungener Test ist.

Wählen Sie einen Prozess, eine begrenzte Gruppe von Nutzern und einen praktikablen Weg, Fehler zu melden. Prüfen Sie nicht nur, ob die Anbindung technisch reagiert, sondern auch, ob die richtigen Daten an der richtigen Stelle ankommen.

Möchten Sie einen solchen Prozess besprechen, bringen Sie ein konkretes Beispiel mit: die ursprüngliche Anfrage, die beteiligten Systeme und die Handgriffe, die heute nötig sind. Dann kann das Gespräch direkt um Ihre Arbeit gehen.

Individualsoftware liegt meist zwischen 3.500 € und 12.000 €, danach 249 € pro Monat für die Betreuung, zzgl. USt.