AUTOMATISIERUNG

Teilrechnungen automatisch erstellen: Wie funktioniert das?

Teilrechnungen lassen sich gut automatisieren. Sie legen im Angebot fest, in welchen Raten Sie abrechnen, und jede Rate bekommt einen eigenen Auslöser.

Was eine Teilrechnung ist.

Eine Teilrechnung ist eine Rechnung für einen Teil eines Auftrags, der noch nicht abgeschlossen ist. Sie kennen sie auch als Abschlagsrechnung, Anzahlung oder Vorauszahlungsrechnung. Der Aufbau ist immer gleich: ein Auftrag, mehrere Rechnungen, zusammen hundert Prozent des vereinbarten Betrags.

Es gibt zwei Gründe, so abzurechnen. Bei einem Projekt von acht Wochen möchten Sie nicht acht Wochen auf Ihr Geld warten. Und mit einer Anzahlung beginnen Sie keine Arbeit, der noch nichts gegenübersteht.

Wo es von Hand schiefgeht.

• Es geht nicht auf. Drei Raten zu 33 Prozent ergeben 99 Prozent. Mit Rundung pro Position läuft es weiter auseinander, und dann bleibt ein Restbetrag stehen, den niemand sieht.
• Eine Rate wird übersprungen. Die zweite Rate gehört zum Beginn der Arbeiten. Beginnen sie zwei Wochen später, wandert diese Rechnung im Kopf von jemandem mit. Manchmal fällt sie heraus.
• Der Kunde kann es nicht nachvollziehen. Einzelne Rechnungen ohne Bezug zum Auftrag werfen Fragen auf. Jede Frage verzögert die Zahlung.

So automatisieren Sie es.

Der Grundsatz: Der Ratenplan gehört zum Angebot, nicht zur Rechnung. Sobald der Kunde zusagt, steht fest, was wann in Rechnung gestellt wird.

1. Der Plan steht im Angebot. Feste Prozentsätze, feste Beträge oder pro Phase: Das spielt keine Rolle, solange er beim Auftrag festgehalten ist und nicht in einer separaten Datei.

2. Jede Rate hat einen Auslöser. Eine Rate gehört zu einem Ereignis: der Zusage, dem Arbeitsbeginn, einer abgeschlossenen Phase oder der Endabnahme. Das ist der Unterschied zu einem Abonnement, bei dem der Kalender bestimmt.

3. Bei jedem Auslöser liegt ein Rechnungsentwurf bereit. Mit dem Ratenbetrag, dem USt.-Satz der ursprünglichen Positionen und einem Verweis auf das Angebot. Jemand prüft ihn und verschickt ihn.

4. Die letzte Rate geht auf den Cent auf. Berechnen Sie die letzte Rate nicht als Prozentsatz, sondern als Differenz zwischen der vereinbarten Summe und dem, was bereits berechnet wurde. Dann ergibt es immer hundert Prozent, auch nach Rundung.

Gehört der Plan in Ihre Buchhaltungssoftware?

Meist nicht, und das muss es auch nicht. Eine Buchhaltungssoftware weiß, was berechnet wurde, nicht wann die Arbeit beginnt oder eine Phase fertig ist. Der Plan gehört zu Ihren Angeboten und Projekten; die Buchhaltung bekommt die Rechnungen, die daraus entstehen.

Wann es sich nicht lohnt.

Rechnen Sie ein paar Mal im Jahr in Raten ab, reicht eine Erinnerung im Kalender. Automatisieren wird interessant, wenn Sie mehrere laufende Aufträge mit Raten haben oder schon einmal eine Rate vergessen haben.

Was TrompTech hier tut.

Einen Ratenplan, der zum Angebot gehört und bei jedem Auslöser selbst eine Rechnung bereitlegt, bauen wir als Individualentwicklung, angebunden an den Ort, an dem Ihre Planung oder Projekte liegen. Individualentwicklung liegt in der Regel zwischen 3.500 € und 12.000 €, danach 249 € pro Monat für die Betreuung.

In TrompTech Layer gibt es einen solchen Plan nicht. Dort legen Sie jede Abschlagsrechnung selbst an, und eine Rechnung geht erst an den Kunden, wenn jemand aus Ihrem Team sie freigegeben hat. Danach behält Layer das Fälligkeitsdatum im Blick und schlägt Zahlungserinnerungen vor. Das gehört zum Modul Finanzen, ab der Stufe Basis: 895 € pro Monat. Alle Beträge zzgl. USt.

Individualsoftware liegt meist zwischen 3.500 € und 12.000 €, danach 249 € pro Monat für die Betreuung, zzgl. USt.