AUTOMATISIERUNG

Angebote automatisch erstellen: Welches System passt zu Ihrem Unternehmen?

Welches System passt, hängt von einer Frage ab: Wie stark unterscheidet sich ein Angebot vom anderen? Drei Arten im Überblick, mit ihren Schwachstellen.

Finden Sie zuerst heraus, wohin Ihre Zeit geht.

„Angebote automatisch erstellen“ klingt nach einem Problem, meist sind es aber drei. Jedes verlangt etwas anderes.

• Das Erstellen dauert lange. Sie tippen immer wieder dieselben Positionen und suchen Preise heraus. Der Gewinn liegt dann in Vorlagen und einer festen Preisliste.
• Die Kalkulation geht schief. Margen, Staffelpreise, Rabatte und Mehrarbeit. Der Gewinn liegt dann in einer Kalkulation, die das Rechnen übernimmt.
• Nach dem Versand passiert nichts. Keine Erinnerung, kein Überblick über offene Angebote, und ein angenommenes Angebot, das danach neu abgetippt wird. Der Gewinn liegt dann in der Nachverfolgung und im Schritt zur Rechnung.

Das dritte Problem wird am häufigsten übersehen, weil es nicht im Angebot selbst steckt. Es ist aber der Teil, an dem Arbeit liegen bleibt.

Typ 1: Ihre Buchhaltungssoftware.

Die meisten Buchhaltungsprogramme haben eine Angebotsfunktion mit Vorlagen. Ein angenommenes Angebot wird dort ohne Abtippen zur Rechnung. Prüfen Sie zuerst, ob Ihr Programm das schon kann: Sie bezahlen meist schon dafür.

Das passt, wenn Ihre Angebote aus wiederkehrenden Bausteinen bestehen und die Rechnerei vor allem Addieren und USt. ist. Es stößt an Grenzen, wenn Sie jedes Angebot wirklich kalkulieren müssen oder mehrere Varianten nebeneinander anbieten wollen.

Typ 2: ein separates Angebots- oder Kalkulationstool.

Solche Tools bieten Konfiguratoren, Staffelpreise, Margen pro Artikelgruppe und Varianten in einem Dokument. Oft sind sie für eine Branche gemacht, etwa Bau, Installation oder Druck.

Das passt, wenn der Preis aus einer Berechnung kommt und nicht aus einer Liste. Es stößt an Grenzen, wenn das Tool von Ihrer Verwaltung getrennt ist: Dann gewinnen Sie beim Erstellen Zeit und verlieren sie beim Abrechnen wieder. Fragen Sie deshalb immer, wie ein angenommenes Angebot in Ihre Buchhaltung kommt.

Typ 3: Das Angebot entsteht aus dem, was Sie schon wissen.

Der am wenigsten bekannte Weg: Das Angebot entsteht aus Daten, die schon vorhanden sind. Das Anfrageformular auf Ihrer Website, die Daten des Kunden, Ihr Produktkatalog. Jemand aus Ihrem Team prüft den Entwurf, passt ihn bei Bedarf an und verschickt ihn.

Das passt, wenn Anfragen über einen festen Weg eingehen und viele Angebote sich ähneln. Es stößt an Grenzen, wenn jede Anfrage erst ein Gespräch braucht. Dann automatisieren Sie etwas, das erst nach diesem Gespräch existiert.

Worauf Sie achten sollten, egal welches System.

• Eine festgehaltene Zusage. Solange eine Zusage nur irgendwo in einer E-Mail steht, weiß niemand sicher, welche Angebote unter Dach und Fach sind.
• Ein Überblick über Offenes. Ein Angebot, auf das eine Woche lang nichts kommt, verdient eine kurze Nachricht. Das gelingt nur, wenn Sie sehen, welche Angebote noch offen sind.
• Der Weg zur Rechnung. Wird ein angenommenes Angebot ohne Abtippen zur Rechnung? Wenn nicht, verlagern Sie die Arbeit, statt sie loszuwerden.
• Ihr eigenes Layout. Ein Angebot ist ein Verkaufsdokument. Ein System, das Sie in seine eigene Vorlage zwingt, wiegt schwerer, als es scheint.

Wann es sich nicht lohnt.

Erstellen Sie eine Handvoll Angebote im Monat und ist jedes anders, bringt Automatisieren wenig. Und stecken Ihre Absprachen heute vor allem in Gesprächen und einzelnen E-Mails, gibt es noch nichts, worauf Sie aufbauen können. Erst den Prozess zu Papier bringen, dann ein System.

Was TrompTech hier tut.

In TrompTech Layer erstellen Sie ein Angebot direkt beim Kunden, mit Positionen aus Ihren eigenen Produkten, und sehen, welche Angebote offen sind. Ist ein Angebot angenommen, wird es mit einem Klick zum Rechnungsentwurf. Ein Angebot geht erst an den Kunden, wenn jemand aus Ihrem Team auf Senden klickt. Angebote und Rechnungen gehören zu den Modulen Vertrieb und Finanzen, ab der Stufe Basis: 895 € pro Monat.

Muss der Preis aus einer eigenen Kalkulation kommen oder das Angebot in einem anderen System landen, ist das Individualentwicklung. Angebote aus Ihrem eigenen Katalog beginnen bei 6.500 €, danach 249 € pro Monat für die Betreuung. Alle Beträge zzgl. USt.

TrompTech Layer beginnt bei 399 € pro Monat, zzgl. USt. und ohne Einrichtungskosten.