AUTOMATISIERUNG

Automatisch abrechnen: vom angenommenen Angebot zur Rechnung

Alle Angaben für die Rechnung stehen schon im Angebot. Solange jemand sie abtippt, schleichen sich Fehler ein und Rechnungen bleiben liegen.

Was schiefgeht, solange es Handarbeit bleibt.

Ein Angebot von Hand in eine Rechnung umzuwandeln, wirkt wie zehn Minuten Arbeit. An drei Stellen geht es strukturell schief.

• Abtippfehler. Ein falscher Betrag, 9 Prozent USt. statt 21, eine vergessene Position. Der Kunde ruft an, Sie erstellen eine Gutschrift und stellen neu in Rechnung.
• Verzögerung. Die Rechnung wartet, bis jemand Zeit dafür hat. Jeder Tag, den sie später rausgeht, ist ein Tag, an dem Sie später bezahlt werden.
• Vergessene Rechnungen. Ohne eine Liste angenommener Angebote ohne Rechnung sehen Sie nicht, welche Arbeit geliefert, aber nie berechnet wurde.

Wie der Schritt vom Angebot zur Rechnung funktioniert.

Der Grundsatz: Daten, die schon existieren, tippt niemand neu ab. In vier Schritten sieht das so aus.

1. Die Zusage ist festgehalten. Ob der Kunde digital unterschreibt oder per E-Mail zusagt: Setzen Sie das Angebot im System auf angenommen. Ab diesem Moment ist klar, dass es endgültig ist.

2. Das Angebot wird zum Auftrag. Kunde, Positionen, Mengen und Preise werden eins zu eins übernommen. Das ist auch der Moment, ein Projekt oder eine Aufgabe anzulegen, damit die Planung weiß, dass Arbeit kommt.

3. Der Rechnungsentwurf liegt bereit. Bei Zusage oder bei Abnahme, das legen Sie fest. Dieselben Positionen, richtige USt., richtiger Kunde.

4. Jemand prüft und verschickt. Beginnen Sie immer mit dieser Kontrolle. Dann sehen Sie sofort, ob es tut, was Sie erwarten.

Ein System oder zwei?

Ein System, wenn es geht. Erstellen Sie Angebote und Rechnungen im selben Programm, ist der Schritt vom angenommenen Angebot zur Rechnung meist schon eingebaut, und Sie brauchen keine Anbindung.

Zwei, wenn es sein muss. Erstellen Sie Angebote in einem Kalkulationstool, weil wirklich gerechnet werden muss, dann ist die Anbindung zwischen diesem Tool und Ihrer Buchhaltung genau das Stück, das Sie bauen lassen.

Was Sie vermeiden sollten: Angebote in einer Textverarbeitung oder Tabellenkalkulation. Daran lässt sich nichts anbinden, denn kein System weiß, wann zugesagt wurde.

Direkt verschicken oder erst prüfen?

Erst prüfen. Das kostet eine halbe Minute pro Rechnung, und Sie lernen schnell, wo die Ausnahmen liegen. Bei wiederkehrenden Beträgen, etwa einem Abonnement oder einem festen Monatsbetrag, ist die Gefahr einer Überraschung gering. Dort können Sie nach einer Weile überlegen, die Kontrolle loszulassen.

Wann es sich nicht lohnt.

Verschicken Sie ein paar Rechnungen im Monat und ist jeder Auftrag anders aufgebaut, ist Handarbeit völlig in Ordnung. Dasselbe gilt, wenn Angebote vor allem mündlich zustande kommen. Erst den Angebotsprozess festlegen, danach den Schritt zur Rechnung.

Was TrompTech hier tut.

In TrompTech Layer wird ein angenommenes Angebot mit einem Klick zur Rechnung, mit demselben Kunden, derselben Beschreibung und denselben Beträgen. Diese Rechnung beginnt als Entwurf. Sie geht erst per E-Mail an den Kunden, mit dem PDF im Anhang, wenn jemand aus Ihrem Team sie freigegeben hat. Danach behält Layer das Fälligkeitsdatum im Blick und schlägt Zahlungserinnerungen vor. Die Module Vertrieb und Finanzen gibt es ab der Stufe Basis, 895 € pro Monat.

Ihre Buchhaltung bleibt in Ihrer eigenen Software. Muss ein Kalkulationstool oder Ihre Buchhaltungssoftware an den Rest angebunden werden, ist das Individualentwicklung: in der Regel zwischen 3.500 € und 12.000 €, danach 249 € pro Monat für die Betreuung. Alle Beträge zzgl. USt.

TrompTech Layer beginnt bei 399 € pro Monat, zzgl. USt. und ohne Einrichtungskosten.