AUTOMATISERING

Automatisch factureren: van geaccepteerde offerte naar factuur

Alle gegevens voor de factuur staan al in de offerte. Zolang iemand ze overtypt, gaan er fouten in en blijven facturen liggen.

Wat er misgaat zolang het handwerk blijft.

Een offerte met de hand omzetten naar een factuur lijkt tien minuten werk. Het gaat op drie plekken structureel mis.

• Overtypfouten. Een bedrag verkeerd, 9 procent btw waar 21 had gemoeten, een regel vergeten. De klant belt, jij maakt een creditfactuur en factureert opnieuw.
• Vertraging. De factuur wacht tot iemand er tijd voor heeft. Elke dag later versturen is een dag later betaald worden.
• Vergeten facturen. Zonder een lijst van geaccepteerde offertes zonder factuur zie je niet welk werk geleverd is maar nooit gefactureerd.

Hoe de stap van offerte naar factuur werkt.

Het uitgangspunt: gegevens die al bestaan, typt niemand opnieuw. In vier stappen ziet dat er zo uit.

1. Het akkoord ligt vast. Of de klant nu digitaal tekent of per mail akkoord geeft: zet de offerte op geaccepteerd in het systeem. Vanaf dat moment is duidelijk dat hij definitief is.

2. De offerte wordt een opdracht. Klant, regels, aantallen en prijzen gaan één op één mee. Dit is ook het moment om een project of taak aan te maken, zodat de planning weet dat er werk aankomt.

3. De conceptfactuur staat klaar. Bij akkoord of bij oplevering, dat spreek je af. Zelfde regels, juiste btw, juiste klant.

4. Iemand kijkt na en verstuurt. Begin altijd met deze controle. Je ziet dan meteen of het doet wat je verwacht.

Eén systeem of twee?

In één systeem als het kan. Maak je offertes en facturen in hetzelfde pakket, dan is de stap van geaccepteerde offerte naar factuur meestal al ingebouwd en heb je geen koppeling nodig.

In twee als het moet. Maak je offertes in een calculatietool omdat er echt gerekend moet worden, dan is de koppeling tussen die tool en je boekhouding precies het stuk dat je laat bouwen.

Wat je wilt vermijden: offertes in een tekstverwerker of spreadsheet. Daar valt niets aan te koppelen, want geen systeem weet wanneer er akkoord is gegeven.

Direct versturen of eerst nakijken?

Eerst nakijken. Het kost een halve minuut per factuur en je leert snel waar de uitzonderingen zitten. Voor terugkerende bedragen, zoals een abonnement of een vast maandbedrag, is de kans op een verrassing klein. Daar kun je na een tijd overwegen om de controle los te laten.

Wanneer het niet loont.

Stuur je een paar facturen per maand en is elke opdracht anders opgebouwd, dan is handwerk prima. Hetzelfde geldt als offertes vooral mondeling tot stand komen. Eerst het offerteproces vastleggen, daarna pas de stap naar de factuur.

Wat TrompTech hierin doet.

In de TrompTech Layer wordt een geaccepteerde offerte met één klik een factuur, met dezelfde klant, omschrijving en bedragen. Die factuur begint als concept. Hij gaat pas per mail naar de klant, met de pdf als bijlage, als iemand van je team dat heeft goedgekeurd. Daarna houdt de Layer de vervaldatum bij en stelt hij herinneringen voor. De modules Verkoop en Financiën zitten vanaf de stap Kern, € 895 per maand.

Je boekhouding blijft in je eigen pakket. Moet een calculatietool of je boekhoudpakket aan de rest gekoppeld worden, dan is dat maatwerk: doorgaans tussen € 3.500 en € 12.000, daarna € 249 per maand beheer. Alle bedragen zijn exclusief btw.

De TrompTech Layer begint bij € 399 per maand, exclusief btw en zonder inrichtingskosten.