AUTOMATISERING

Automatisch offertes maken: welk systeem past bij je bedrijf?

Welk systeem past, hangt af van één vraag: hoeveel verschilt de ene offerte van de andere? Drie soorten op een rij, met waar ze vastlopen.

Zoek eerst uit waar je tijd heen gaat.

“Automatisch offertes maken” klinkt als één probleem, maar het zijn er meestal drie. Ze vragen elk iets anders.

• Het opstellen duurt lang. Je typt steeds dezelfde regels en zoekt prijzen op. De winst zit dan in sjablonen en een vaste prijslijst.
• Het rekenwerk gaat mis. Marges, staffels, kortingen en meerwerk. De winst zit dan in een calculatie die het rekenen overneemt.
• Na het versturen gebeurt er niets. Geen herinnering, geen overzicht van wat openstaat, en een geaccepteerde offerte die daarna opnieuw wordt ingetypt. De winst zit dan in de opvolging en in de stap naar de factuur.

Het derde probleem wordt het vaakst overgeslagen, omdat het niet in de offerte zelf zit. Het is wel het deel waar werk blijft liggen.

Soort 1: je boekhoudpakket.

De meeste boekhoudpakketten hebben een offertefunctie met sjablonen. Een geaccepteerde offerte wordt daar zonder overtypen een factuur. Kijk eerst of jouw pakket dat al kan: je betaalt er meestal al voor.

Dit past als je offertes bestaan uit herkenbare onderdelen en het rekenwerk vooral optellen en btw is. Het loopt vast als je per offerte echt moet calculeren, of als je meerdere varianten naast elkaar wilt aanbieden.

Soort 2: een aparte offerte- of calculatietool.

Zulke tools hebben configuratoren, staffels, marges per artikelgroep en varianten in één document. Vaak zijn ze gemaakt voor één branche, zoals de bouw, installatie of drukwerk.

Dit past als de prijs uit een berekening komt en niet uit een lijst. Het loopt vast als de tool los staat van je administratie: dan win je tijd bij het opstellen en verlies je die weer bij het factureren. Vraag daarom altijd hoe een geaccepteerde offerte in je boekhouding terechtkomt.

Soort 3: de offerte ontstaat uit wat je al weet.

De minst bekende weg: de offerte komt uit gegevens die er al zijn. Het aanvraagformulier op je site, de gegevens van de klant, je productcatalogus. Iemand van je team kijkt het concept na, past aan waar nodig en verstuurt het.

Dit past als aanvragen langs een vaste route binnenkomen en veel offertes op elkaar lijken. Het loopt vast als elke aanvraag eerst een gesprek nodig heeft. Dan automatiseer je iets dat pas na dat gesprek bestaat.

Waar je op let, welk systeem het ook wordt.

• Een akkoord dat vastligt. Zolang een akkoord alleen ergens in een mail staat, weet niemand zeker welke offertes rond zijn.
• Een overzicht van wat openstaat. Een offerte die een week stil blijft, verdient een kort bericht. Dat lukt alleen als je ziet welke offertes nog open zijn.
• De weg naar de factuur. Wordt een geaccepteerde offerte zonder overtypen een factuur? Zo niet, dan verplaats je het werk in plaats van het weg te halen.
• Je eigen opmaak. Een offerte is een verkoopdocument. Een systeem dat je in zijn eigen sjabloon dwingt, weegt zwaarder dan het lijkt.

Wanneer het niet loont.

Maak je een handvol offertes per maand en is elke offerte anders, dan levert automatiseren weinig op. En liggen je afspraken nu vooral in gesprekken en losse mails vast, dan is er nog niets om op te bouwen. Eerst het proces op papier, dan pas een systeem.

Wat TrompTech hierin doet.

In de TrompTech Layer maak je een offerte bij de klant, met regels uit je eigen producten, en zie je welke offertes openstaan. Is een offerte geaccepteerd, dan wordt hij met één klik een conceptfactuur. Een offerte gaat pas naar de klant als iemand van je team op versturen drukt. Offertes en facturen zitten in de modules Verkoop en Financiën, vanaf de stap Kern: € 895 per maand.

Moet de prijs uit een eigen calculatie komen, of moet de offerte in een ander systeem terechtkomen, dan is dat maatwerk. Offertes uit je eigen catalogus beginnen bij € 6.500, daarna € 249 per maand beheer. Alle bedragen zijn exclusief btw.

De TrompTech Layer begint bij € 399 per maand, exclusief btw en zonder inrichtingskosten.