AUTOMATISERING

Deelfacturen automatisch maken: hoe werkt dat?

Deelfacturen zijn goed te automatiseren. Je legt bij de offerte vast in welke termijnen je factureert, en elke termijn krijgt een eigen startsein.

Wat een deelfactuur is.

Een deelfactuur is een factuur voor een deel van een opdracht die nog niet af is. Je kent hem ook als termijnfactuur, aanbetaling of voorschotfactuur. De opzet is steeds dezelfde: één opdracht, meerdere facturen, samen honderd procent van het afgesproken bedrag.

Er zijn twee redenen om zo te factureren. Je wilt bij een project van acht weken niet acht weken op je geld wachten. En met een aanbetaling begin je niet aan werk waar nog niets tegenover staat.

Waar het met de hand misgaat.

• Het telt niet op. Drie termijnen van 33 procent is 99 procent. Met afronding per regel loopt het verder uit elkaar, en dan blijft er een restbedrag staan dat niemand ziet.
• Een termijn wordt overgeslagen. De tweede termijn hoort bij de start van het werk. Begint het werk twee weken later, dan schuift die factuur mee in iemands hoofd. Soms schuift hij eruit.
• De klant kan het niet volgen. Losse facturen zonder verwijzing naar de opdracht leveren vragen op. Elke vraag is uitstel van betaling.

Zo automatiseer je het.

Het uitgangspunt: het termijnschema hoort bij de offerte, niet bij de factuur. Zodra de klant akkoord geeft, ligt vast wat er wanneer gefactureerd wordt.

1. Het schema staat in de offerte. Vaste percentages, vaste bedragen of per fase: dat maakt niet uit, zolang het bij de opdracht vastligt en niet in een los bestand.

2. Elke termijn heeft een startsein. Een termijn hoort bij een gebeurtenis: het akkoord, de start van het werk, een opgeleverde fase of de eindoplevering. Dat is het verschil met een abonnement, waar de kalender bepaalt.

3. Bij elk startsein staat een conceptfactuur klaar. Met het termijnbedrag, het btw-tarief van de oorspronkelijke regels en een verwijzing naar de offerte. Iemand kijkt hem na en verstuurt.

4. De laatste termijn sluit op de cent. Reken de laatste termijn niet als percentage, maar als het verschil tussen het afgesproken totaal en wat al gefactureerd is. Dan telt het altijd op tot honderd procent, ook na afronding.

Hoort het schema in je boekhoudpakket?

Meestal niet, en dat hoeft ook niet. Een boekhoudpakket weet wat er gefactureerd is, niet wanneer het werk begint of een fase af is. Het schema hoort bij je offertes en projecten; de boekhouding krijgt de facturen die eruit komen.

Wanneer het niet loont.

Factureer je een paar keer per jaar in termijnen, dan is een herinnering in je agenda genoeg. Automatiseren wordt interessant als je meerdere lopende opdrachten met termijnen hebt, of als je al eens een termijn bent vergeten.

Wat TrompTech hierin doet.

Een termijnschema dat bij de offerte hoort en per startsein zelf een factuur klaarzet, bouwen we als maatwerk, gekoppeld aan de plek waar je planning of projecten staan. Maatwerk ligt doorgaans tussen € 3.500 en € 12.000, daarna € 249 per maand beheer.

In de TrompTech Layer zit zo’n schema niet. Daar maak je elke termijnfactuur zelf aan, en gaat een factuur pas naar de klant als iemand van je team hem heeft goedgekeurd. Daarna houdt de Layer de vervaldatum bij en stelt hij herinneringen voor. Dat zit in de module Financiën, vanaf de stap Kern: € 895 per maand. Alle bedragen zijn exclusief btw.

Maatwerk ligt doorgaans tussen € 3.500 en € 12.000, daarna € 249 per maand beheer, exclusief btw.