MAATWERK

Exact Online automatiseren: de vier stromen die het meest opleveren

Exact Online is bij veel bedrijven de administratieve kern. Het handwerk zit in de rand eromheen: orders overtypen, uren uit Excel, exports voor een overzicht.

Waarom er rond Exact zoveel handwerk overblijft.

Exact Online doet wat het moet doen: boekhouden. Het handwerk zit in alles wat ervoor gebeurt. Een order komt binnen via de website of per mail. Iemand leest hem, typt de gegevens over en maakt een factuur. Elke stap is een mens, en elke stap is een kans op een fout of vertraging.

Overstappen op een groter pakket lost dat zelden op. De gegevens staan goed in Exact; het transport ernaartoe is het probleem. Exact Online heeft een API waarmee een koppeling relaties, orders en facturen kan lezen en aanmaken. Daar bouw je op, zonder Exact te vervangen.

1. Orders uit je website of mailbox naar Exact.

Een bestelling uit je webshop of een order per mail hoeft niemand over te typen. De koppeling haalt klant, artikelen, aantallen en prijzen eruit en zet een verkooporder of conceptfactuur klaar in Exact. Wat twijfelachtig is, zoals een onbekende klant of een artikel dat niet bestaat, gaat naar een mens. De rest loopt door.

2. Uren zonder tussenbestand.

Staan je uren in een los systeem of in Excel, dan tikt iemand ze elke maand over in Exact. Dat tussenbestand is de zwakke plek: het is altijd net verouderd. Een directe koppeling zet goedgekeurde uren op het juiste project, zodat wat gewerkt is en wat gefactureerd wordt niet meer uit elkaar lopen.

3. Een overzicht dat zichzelf bijhoudt.

De rapporten in Exact zijn gemaakt voor de boekhouder. Als ondernemer wil je vaak iets anders zien: omzet per klant deze maand, openstaande posten ouder dan dertig dagen, marge per project. Wie daar nu elke week een export voor draait, heeft baat bij een overzicht dat rechtstreeks uit Exact leest en elke ochtend klopt.

4. Een controle op wat ontbreekt.

De saaiste stroom, en vaak de snelste winst. Een dagelijkse controle die laat zien wat er mist: facturen zonder kostenplaats, relaties zonder btw-nummer, orders die al twee weken openstaan. Je krijgt een lijstje in plaats van een zoektocht aan het eind van de maand.

Wanneer een koppeling te veel is.

Verwerk je een paar orders per week, dan kost overtypen je misschien een kwartier per dag. Een koppeling verdient zich dan traag terug. Hetzelfde geldt als je werkwijze nog elk kwartaal verandert: een koppeling op een proces dat niet vastligt, bouw je steeds opnieuw.

Soms is het simpeler. Een beter sjabloon of een vaste export in Exact zelf kan genoeg zijn. Begin daar als je twijfelt.

Wat TrompTech hierin doet.

Een koppeling met Exact Online bouwen we als maatwerk, rond de software die je al hebt. Het voorbeeld op de maatwerkpagina, een webshop gekoppeld aan Exact, begint bij € 9.500. Maatwerk ligt doorgaans tussen € 3.500 en € 12.000, daarna € 249 per maand beheer. Je krijgt vooraf een vaste prijs. Alle bedragen zijn exclusief btw.

Werk je met een ander boekhoudpakket, zoals Moneybird, SnelStart of e-Boekhouden, dan is de aanpak dezelfde, zolang het pakket een koppeling toestaat.

Maatwerk ligt doorgaans tussen € 3.500 en € 12.000, daarna € 249 per maand beheer, exclusief btw.