Verwerkersovereenkomst

Versie 3.1 - Laatst bijgewerkt: 1 oktober 2026

1. Partijen en onderwerp

Deze overeenkomst geldt tussen TrompTech, eenmanszaak van J. Tromp, Baliëndijk 324, 4816 GV Breda, KvK 96345381 ("TrompTech", de verwerker), en de opdrachtgever die de TrompTech Layer, hosting of beheer bij TrompTech afneemt ("de Klant", de verwerkingsverantwoordelijke). Ze hoort bij de algemene voorwaarden en geldt vanzelf zodra TrompTech voor de Klant persoonsgegevens verwerkt.

Begrippen als persoonsgegevens, verwerking, betrokkene en inbreuk hebben de betekenis uit artikel 4 van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

2. Instructies

• TrompTech verwerkt de gegevens alleen om de dienst te leveren, en alleen op instructie van de Klant. De overeenkomst, deze verwerkersovereenkomst en de instellingen die de Klant in zijn werkplek kiest, gelden als die instructies.
• TrompTech gebruikt de gegevens niet voor eigen doeleinden, verkoopt ze niet en gebruikt ze niet om een taalmodel te trainen.
• Vindt TrompTech dat een instructie in strijd is met de AVG, dan meldt het dat direct.
• Moet TrompTech op grond van de wet gegevens verstrekken, dan meldt het dat vooraf aan de Klant, tenzij de wet dat verbiedt.

Wat TrompTech zelf als verantwoordelijke verwerkt, zoals de inloggegevens van gebruikers, de facturatie van het abonnement en het verbruik van AI-taken, valt niet onder deze overeenkomst. Dat staat in de privacyverklaring.

3. Welke gegevens

Doel: het leveren van de werkplek voor de bedrijfsvoering van de Klant: relaties en leads, agenda en boekingen, mail, offertes en facturen, projecten, taken, uren, tickets, documenten, medewerkers en AI-functies die voorstellen doen. Bij hosting: de website van de Klant en wat bezoekers daarop invullen.

Betrokkenen: gebruikers en medewerkers van de Klant; klanten, leads, leveranciers en hun contactpersonen; afzenders en ontvangers van mail; mensen die een afspraak boeken of een formulier invullen.

Gegevens: namen, e-mailadressen, telefoonnummers, bedrijfsgegevens en notities; afspraken; kopgegevens en, als de Klant dat koppelt, inhoud van mail; offertes, facturen en contracten; projecten, taken en uren; functie en contactgegevens van medewerkers; gesprekken met de AI.

De Klant zet in de werkplek geen bijzondere persoonsgegevens (zoals gezondheid), geen strafrechtelijke gegevens en geen burgerservicenummers, tenzij we dat samen schriftelijk afspreken. De werkplek heeft daar geen velden voor, en de module Medewerkers legt bewust geen salaris, BSN, adres of ziekte vast.

De Klant zet in de werkplek alleen gegevens waarvoor hij zelf verantwoordelijke is, niet gegevens die een eigen klant hem als verwerker heeft toevertrouwd, tenzij we daar samen apart afspraken over maken.

4. Bewaren

De werkplek past een aantal termijnen zelf toe, elke nacht:

• Verloren leads: 2 jaar na de laatste activiteit.
• Boekingen: 12 maanden na het gesprek geanonimiseerd.
• Kopgegevens van mail in de zoekindex: 12 maanden na de maildatum.
• Gesprekken met de AI: 12 maanden na het laatste bericht. AI-voorstellen: 12 maanden na het besluit.

Offertes, facturen en de rest van de administratie verwijdert de werkplek niet vanzelf, omdat de Klant die 7 jaar moet bewaren. Andere gegevens blijven tot de Klant ze verwijdert of de overeenkomst eindigt (artikel 11).

5. Geheimhouding en toegang

TrompTech houdt de gegevens geheim. Wie namens TrompTech toegang heeft, is aan geheimhouding gebonden; op dit moment is dat alleen J. Tromp. Komt er iemand bij, dan meldt TrompTech dat. TrompTech kijkt alleen in een werkplek als dat nodig is voor support waar de Klant om vraagt, voor beveiliging of herstel na een storing, of omdat de wet het vereist. Kijkt TrompTech mee in de werkplek, dan legt de werkplek dat vast in een toegangslogboek, met datum, tijd, reden en toelichting. De beheerders van de Klant zien dat logboek in de werkplek, bij Team. Personeelsgegevens in de werkplek van de Klant zijn in de app niet zichtbaar voor TrompTech.

6. Beveiliging

TrompTech neemt passende maatregelen (artikel 32 AVG). Onder meer:

• Alle verbindingen gaan versleuteld over https.
• De server staat alleen open voor webverkeer. Beheer kan alleen via een afgeschermde verbinding met een sleutel, en beveiligingsupdates gaan automatisch.
• Elke werkplek draait in een eigen proces dat alleen zijn eigen map ziet.
• Koppelingsgeheimen, gesprekken met de AI, AI-voorstellen, agendatoegang en mail op een eigen domein staan versleuteld opgeslagen.
• Wachtwoorden worden alleen versleuteld bewaard, en het aantal inlogpogingen is begrensd.
• Tweestaps (een code-app of een passkey) is verplicht voor wie de werkplek beheert, en voor iedereen als de Klant dat kiest.
• Een toegangslogboek legt inloggen, mislukte pogingen, uitloggen en meekijken door TrompTech vast. Het kan alleen groeien en blijft een jaar staan.
• Gebruikers krijgen rollen en rechten. Per module wordt bijgehouden wie wat wijzigde.
• Elke nacht een versleutelde back-up buiten de server, 60 dagen bewaard (zie Service & beschikbaarheid).

TrompTech mag de maatregelen aanpassen, zolang het niveau niet omlaag gaat. De Klant is zelf verantwoordelijk voor wie hij toegang geeft, welke rollen hij toekent en welke koppelingen hij aanzet.

7. Subverwerkers

De Klant geeft toestemming voor de subverwerkers op /sub-verwerkers, met wat elke partij doet, welke gegevens, waar, en op welke grond bij doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte. TrompTech legt hun dezelfde plichten op als in deze overeenkomst, voor zover de dienst dat toelaat, en blijft tegenover de Klant verantwoordelijk.

Een nieuwe of andere subverwerker meldt TrompTech ten minste 30 dagen vooraf per e-mail. De Klant kan binnen die termijn bezwaar maken. Komen we er samen niet uit, dan kan de Klant opzeggen per de datum van de wijziging, zonder kosten voor de rest van de periode.

Diensten die de Klant zelf koppelt, zoals Google, Microsoft 365, Mollie of een CRM, zijn geen subverwerkers van TrompTech. Daarvoor heeft de Klant zijn eigen afspraken met die dienst.

8. AI-functies

• De AI-functies werken via de zakelijke API van TrompTech met het taalmodel op /sub-verwerkers. De Klant heeft daarvoor geen eigen account nodig.
• TrompTech zet de AI-functies over naar een verwerking in de EU: via Google Cloud (Vertex AI) of AWS (Amazon Bedrock), in een regio in de EU. Die overstap meldt TrompTech ten minste 30 dagen vooraf, zoals in artikel 7. Vanaf dan gaat er voor de AI-functies niets meer naar een taalmodel buiten de EU, en is die route er niet, dan draait de AI niet.
• Een eigen API-sleutel van een aanbieder kan de Klant alleen gebruiken als TrompTech dat voor de werkplek aanzet. Het werk loopt dan via die sleutel, buiten de EU-route om. Die aanbieder is dan een leverancier van de Klant, geen subverwerker van TrompTech.
• Naar het taalmodel gaat alleen wat voor de taak nodig is: de vraag, de instructies en de gegevens die de AI daarvoor uit de werkplek haalt.
• Wat de werkplek verlaat, zoals een mail of een wijziging in een ander systeem, wordt eerst een voorstel dat een gebruiker goedkeurt. Een beheerder van de Klant kan per soort taak kiezen dat die zonder goedkeuring wordt uitgevoerd, met een daglimiet. Dat geldt als instructie van de Klant. Personeelszaken, contracten en de status van een factuur gaan nooit zonder goedkeuring.
• TrompTech legt per AI-taak het verbruik vast, niet de tekst.

9. Inbreuken

TrompTech meldt een inbreuk die de gegevens van de Klant raakt zonder onredelijke vertraging, en streeft naar melding binnen 48 uur na ontdekking, zodat de Klant zelf binnen 72 uur kan melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens. De melding bevat wat TrompTech op dat moment weet: wat er gebeurd is, welke gegevens en betrokkenen, de waarschijnlijke gevolgen en de maatregelen. Wat later bekend wordt, volgt. TrompTech meldt niet zelf aan de toezichthouder of aan betrokkenen, tenzij de Klant daarom vraagt of de wet het vereist. Elke inbreuk legt TrompTech vast, ook als die niet gemeld hoeft te worden.

10. Hulp aan de Klant

TrompTech helpt de Klant bij verzoeken van betrokkenen, zoals inzage of verwijderen. De werkplek heeft daarvoor een export per persoon en het verwijderen van een relatie. Krijgt TrompTech zelf zo'n verzoek, dan stuurt het dat door aan de Klant. TrompTech helpt ook bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA). Hulp die meer dan 2 uur per jaar kost, mag TrompTech tegen het gewone uurtarief rekenen, behalve als die nodig is door een fout van TrompTech.

11. Einde en teruggave

Na het einde van de overeenkomst kan de Klant 30 dagen lang zijn gegevens krijgen: TrompTech levert ze op verzoek in een gangbaar, machineleesbaar formaat. Daarna wist TrompTech de werkplek met alle gegevens en sleutels. Kopieën in back-ups verdwijnen als de back-up verloopt, uiterlijk 60 dagen later; tot dan blijven ze versleuteld en worden ze alleen gebruikt voor herstel. Op verzoek bevestigt TrompTech het wissen schriftelijk.

12. Controle

TrompTech geeft de Klant op verzoek de informatie die nodig is om te laten zien dat deze afspraken worden nageleefd. Is die aantoonbaar onvoldoende, dan mag de Klant eens per jaar een audit laten doen door een onafhankelijke deskundige met geheimhoudingsplicht, na 30 dagen aankondiging, tijdens kantooruren en zonder inzage in gegevens van andere klanten. De Klant draagt de kosten, tenzij de audit een wezenlijke tekortkoming van TrompTech laat zien. TrompTech heeft geen certificering zoals ISO 27001.

13. Looptijd en wijziging

Deze overeenkomst loopt zolang TrompTech gegevens van de Klant verwerkt. Een wijziging meldt TrompTech ten minste 30 dagen vooraf; is die in het nadeel van de Klant, dan mag de Klant opzeggen per de ingangsdatum. Bij strijd met de algemene voorwaarden gaat deze overeenkomst voor, voor zover het om persoonsgegevens gaat. Voor aansprakelijkheid en geschillen gelden de algemene voorwaarden, en Nederlands recht.

Vragen over deze overeenkomst: info@tromptech.nl.