MAATWERK

Bol.com koppelen aan AFAS: zo werkt het

Bestellingen van bol in AFAS krijgen is het makkelijke deel. Of het klopt, zie je pas bij de uitbetaling, de btw en de retouren.

Eerst: welke AFAS heb je?

AFAS heeft twee pakketten. AFAS SB is voor kleinere bedrijven, AFAS Profit voor bedrijven die er hun hele administratie, orders en personeel in draaien. Voor een koppeling met bol maakt dat verschil, want ze bieden elk een andere route.

Wat er tussen bol en AFAS heen en weer moet.

• Bestellingen. Elke verkoop op bol wordt een order of factuur in AFAS, met artikelen, aantallen en het btw-tarief per regel.
• De uitbetaling. Bol betaalt niet per bestelling. Je krijgt per periode een overzicht met opbrengsten en kosten, en daarna één bedrag op je rekening. Commissie, verzendkosten en retouren zijn dan al verrekend.
• Retouren. Een retour hoort een creditfactuur te worden, geen verwijderde order. Anders staat je omzet te hoog.
• Voorraad. Verkoop je hetzelfde artikel ook ergens anders, dan moet één systeem de voorraad bepalen en volgt de rest.

Bestellingen overzetten lukt met bijna elke route. Of je administratie klopt, zie je pas bij de uitbetaling.

De routes voor AFAS SB.

AFAS SB heeft een koppeling met een externe dienst die verkopen inleest uit tientallen webwinkels, kassa’s en betaalproviders. Bol is er een van. Voor een bedrijf dat alleen zijn bol-verkopen in de boekhouding wil hebben, is dat meestal de eerste plek om te kijken. Vraag wel na hoe die dienst de uitbetaling en de kosten van bol boekt, en of dat past bij hoe je boekhouder het wil.

De routes voor AFAS Profit.

Een koppeling van een partner. AFAS heeft een partnernetwerk, met een overzicht van partners en gecertificeerde koppelingen. Zoek daar eerst of er een koppeling met bol is die bij je werkwijze past.

Een koppelplatform. Verkoop je op meer kanalen dan bol, dan zit er vaak een platform tussen dat alle kanalen bundelt en één koppeling met AFAS heeft. Je hebt dan wel een extra systeem met een eigen abonnement.

Maatwerk op de API. Profit heeft een REST-API. Met GetConnectors leest een koppeling gegevens uit Profit, met UpdateConnectors maakt of wijzigt hij ze, zoals een order of een boeking. Toegang loopt via een token dat je in Profit zelf aanmaakt, en AFAS heeft een testomgeving om de koppeling eerst uit te proberen. Aan de kant van bol staat de API voor verkopers, voor bestellingen, verzendingen, retouren en je aanbod. Daarmee bouw je een koppeling die precies jouw manier van boeken volgt.

Waar je op let.

• Boekingswijze eerst. Spreek met je boekhouder af hoe omzet, commissie, verzendkosten en de uitbetaling worden geboekt, en via welke tussenrekening ze op elkaar aansluiten. Boek je alleen het nettobedrag, dan staat je omzet te laag.
• Btw. Laat het btw-tarief per orderregel meekomen en spreek af hoe de btw over de kosten van bol wordt geboekt.
• Eén verzamelrelatie of per koper. Kies vooraf of alle bol-verkopen op één relatie komen of op een relatie per koper. Per koper maakt je relatiebestand snel vol.
• Wat misgaat, moet je zien. Een onbekend artikel of een order die niet doorkomt, moet een melding geven. Vraag waar die terechtkomt.
• Klantgegevens. Wat bol doorgeeft, is er om de bestelling af te handelen, niet voor je eigen marketing.

Wanneer het loont.

Komen er een paar bestellingen per week binnen, dan is met de hand boeken prima. Een koppeling wordt interessant als het overtypen dagelijks werk is, of als iemand elke uitbetaling met de hand moet laten aansluiten.

Wat TrompTech hierin doet.

Past een bestaande koppeling bij je werkwijze, dan zeggen we dat. Past hij niet, dan bouwen we de koppeling tussen bol en AFAS Profit als maatwerk, op de API van beide. Het voorbeeld op de maatwerkpagina, een webshop gekoppeld aan Exact, begint bij € 9.500. Maatwerk ligt doorgaans tussen € 3.500 en € 12.000, daarna € 249 per maand beheer. Je krijgt vooraf een vaste prijs. Alle bedragen zijn exclusief btw.

Wil je dat het werk tussen je systemen op één plek klaarstaat om goed te keuren, kijk dan naar wat de TrompTech Layer doet. Vertel hoe je nu werkt, dan kijken we welke route past.

Werk je met Exact Online? Lees dan bol koppelen aan Exact Online.

Maatwerk ligt doorgaans tussen € 3.500 en € 12.000, daarna € 249 per maand beheer, exclusief btw.