MAATWERK

Bol.com koppelen aan Exact Online: wat kan er wel en niet?

Bestellingen van bol automatisch in Exact zetten kan goed. Het echte werk zit in de uitbetaling en de voorraad.

Wat wil je eigenlijk oplossen?

Wie zoekt naar een koppeling tussen bol en Exact Online, heeft meestal een van deze drie problemen:

• Overtypen. Elke bestelling gaat met de hand de boekhouding in.
• De uitbetaling sluit niet aan. Bol betaalt niet per bestelling uit maar per periode, na aftrek van commissie, verzendkosten en retouren. In je boekhouding staat dan één bedrag dat nergens op aansluit.
• Voorraad op twee plekken. Je verkoopt hetzelfde artikel ook in je eigen webshop of winkel, en de aantallen lopen uit elkaar.

Die drie vragen elk iets anders. Wie ze op één hoop gooit, bouwt iets dat half werkt.

Bestellingen naar Exact: dit is de basis.

Bol heeft een API voor verkopers waarmee een koppeling bestellingen, verzendingen en retouren ophaalt. Een nieuwe bestelling wordt in Exact een verkooporder of verkoopfactuur, met artikelen, aantallen en het btw-tarief per regel.

Bepaal vooraf twee dingen. Boek je alle bol-verkopen op één verzamelrelatie of op een relatie per koper? En boek je per bestelling of per dag verzameld? Per dag houdt je grootboek overzichtelijker. Overleg dit met je boekhouder.

De uitbetaling: hier zit het echte werk.

Je omzet is niet wat er op je rekening komt. Bol houdt commissie in, rekent verzend- en retourkosten en verrekent creditbedragen. Wat binnenkomt, is een nettobedrag over een periode.

Sluitend krijg je dat door omzet, kosten en uitbetaling apart te boeken en ze via een tussenrekening op elkaar te laten aansluiten. De commissie staat dan als kostenpost in je boekhouding, en je ziet wat verkopen via bol je echt kost. Boek je alleen het nettobedrag, dan staat je omzet te laag. Vraag je boekhouder hoe je de btw hierop inricht.

Voorraad: kies één baas.

Voorraad in twee richtingen bijhouden gaat bijna altijd mis. Verkoop je hetzelfde artikel op meer kanalen, dan moet één systeem de waarheid hebben en volgt het andere. Meestal is dat Exact of je eigen voorraadsysteem, met bol als volger.

Tussen een verkoop en de bijgewerkte voorraad zit altijd wat tijd. Liggen er nog drie op de plank, dan is dat het verschil tussen een tevreden klant en een annulering. Werk daarom met een kleine buffer in plaats van met het exacte aantal.

Retouren en annuleringen.

Een retour is geen verwijderde bestelling maar een creditfactuur. Neem dat mee in de koppeling, anders staat je omzet te hoog en corrigeert iemand het aan het eind van het kwartaal met de hand. Hetzelfde geldt voor bestellingen die worden geannuleerd voordat ze verzonden zijn.

Drie routes om bol en Exact te koppelen.

Een kant-en-klare app. In de App Store van Exact Online staan meerdere koppelingen met bol, van verschillende makers. Je sluit ze aan met een paar instellingen. De omschrijvingen in de App Store noemen vooral het vaste deel: bestellingen als verkooporder of factuur in Exact, met de btw-code, en een retour als creditfactuur. Kijk per app wat hij met de uitbetaling en de voorraad doet, want daar verschillen ze het meest.

Een koppelplatform. Verkoop je op meer kanalen dan bol, dan zit er vaak een platform tussen dat alle verkoopkanalen bundelt en één koppeling met Exact heeft. Handig als je voorraad en aanbod op één plek wilt beheren. Je hebt dan wel een extra systeem met een eigen abonnement.

Maatwerk. Een eigen koppeling op de API van bol en de API van Exact. Dat loont als je werkwijze niet in een standaardapp past: een eigen manier van boeken, voorraad in een ander systeem, of bol naast een webshop en een winkel. Je betaalt meer vooraf, en de koppeling doet precies wat je afspreekt.

Begin bij de app als je proces eenvoudig is. Merk je dat je om de app heen gaat werken, met correcties aan het eind van de maand, dan is dat het moment om verder te kijken.

Waar je op let.

• Boekingswijze. Spreek met je boekhouder af hoe omzet, commissie, verzendkosten en de uitbetaling worden geboekt, en welke btw-codes erbij horen. Een koppeling voert die afspraak uit; hij bedenkt hem niet.
• Retouren en correcties. Vraag hoe de koppeling een retour, een annulering en een correctie van bol verwerkt. Komt er een creditfactuur, of moet iemand het met de hand doen?
• Wat er misgaat. Een onbekend artikel of een afwijkend btw-tarief moet zichtbaar worden, niet stil blijven liggen. Vraag waar je die meldingen ziet.
• Klantgegevens. Wat bol doorgeeft, is er om de bestelling af te handelen. Het is niet bedoeld voor je eigen marketing.
• Tempo. Een koppeling haalt bestellingen op gezette tijden op. Reken op enkele minuten vertraging, niet op direct.
• Prijzen en aanbod. Je aanbod op bol vanuit Exact aansturen is een apart traject, en zelden de eerste stap.

Wanneer het loont.

Verkoop je af en toe iets via bol, dan is met de hand boeken prima. Een koppeling wordt interessant als het overtypen dagelijks werk is geworden, of als je elke maand de uitbetaling met de hand moet laten aansluiten.

Wat TrompTech hierin doet.

Een koppeling tussen bol en Exact Online bouwen we als maatwerk. Het voorbeeld op de maatwerkpagina, een webshop gekoppeld aan Exact, begint bij € 9.500. Maatwerk ligt doorgaans tussen € 3.500 en € 12.000, daarna € 249 per maand beheer. Je krijgt vooraf een vaste prijs. Alle bedragen zijn exclusief btw.

Past een app uit de App Store van Exact bij jou, dan zeggen we dat ook. Wil je dat het werk tussen je systemen op één plek klaarstaat om goed te keuren, kijk dan naar wat de TrompTech Layer doet. Vertel hoe je nu werkt, dan kijken we welke route past.

Werk je met AFAS in plaats van Exact? Lees dan bol koppelen aan AFAS.

Maatwerk ligt doorgaans tussen € 3.500 en € 12.000, daarna € 249 per maand beheer, exclusief btw.