AUTOMATIZACIÓN

Facturación automática: del presupuesto aceptado a la factura

Todos los datos de la factura ya están en el presupuesto. Mientras alguien los copie a mano, se cuelan errores y las facturas se quedan pendientes.

Qué falla mientras siga siendo manual.

Convertir a mano un presupuesto en factura parece cosa de diez minutos. Falla de forma sistemática en tres puntos.

• Errores al copiar. Un importe equivocado, un 9 por ciento de IVA donde tocaba un 21, una línea olvidada. El cliente llama, tú haces una factura rectificativa y vuelves a facturar.
• Retraso. La factura espera hasta que alguien tenga tiempo. Cada día que se envía más tarde es un día más que tardas en cobrar.
• Facturas olvidadas. Sin una lista de presupuestos aceptados sin factura, no ves qué trabajo se entregó pero nunca se facturó.

Cómo funciona el paso del presupuesto a la factura.

El principio: nadie vuelve a teclear datos que ya existen. En cuatro pasos, queda así.

1. La aceptación queda registrada. Tanto si el cliente firma digitalmente como si da su visto bueno por correo: marca el presupuesto como aceptado en el sistema. A partir de ese momento está claro que es definitivo.

2. El presupuesto se convierte en pedido. Cliente, líneas, cantidades y precios pasan tal cual. Es también el momento de crear un proyecto o una tarea, para que la planificación sepa que llega trabajo.

3. El borrador de factura está listo. Al aceptar o al entregar, según lo que acuerdes. Mismas líneas, IVA correcto, cliente correcto.

4. Alguien revisa y envía. Empieza siempre con esta comprobación. Así ves enseguida si hace lo que esperas.

¿Un sistema o dos?

Un solo sistema si se puede. Si haces presupuestos y facturas en el mismo programa, el paso del presupuesto aceptado a la factura suele venir ya incluido y no necesitas ninguna integración.

Dos si no queda otra. Si haces los presupuestos en una herramienta de cálculo porque hay que calcular de verdad, la integración entre esa herramienta y tu contabilidad es justo la pieza que encargas.

Lo que quieres evitar: presupuestos en un procesador de textos o una hoja de cálculo. Ahí no hay nada que integrar, porque ningún sistema sabe cuándo se dio la aceptación.

¿Enviar directamente o revisar primero?

Revisa primero. Lleva medio minuto por factura y aprendes rápido dónde están las excepciones. Para importes recurrentes, como una suscripción o una cuota mensual fija, la probabilidad de sorpresa es pequeña. Ahí, al cabo de un tiempo, puedes plantearte dejar de revisar.

Cuándo no compensa.

Si envías unas pocas facturas al mes y cada encargo se estructura de otra manera, hacerlo a mano está bien. Lo mismo si los presupuestos se cierran sobre todo de palabra. Primero fija el proceso de presupuestos y solo después el paso a la factura.

Qué hace TrompTech.

En TrompTech Layer, un presupuesto aceptado se convierte en factura con un clic, con el mismo cliente, la misma descripción y los mismos importes. Esa factura empieza como borrador. Solo se envía al cliente por correo, con el PDF adjunto, cuando alguien de tu equipo la ha aprobado. Después, Layer controla la fecha de vencimiento y propone recordatorios. Los módulos Ventas y Finanzas están incluidos desde el paso Base, 895 € al mes.

Tu contabilidad se queda en tu propio programa. Si hay que conectar una herramienta de cálculo o tu programa de contabilidad con el resto, es un desarrollo a medida: normalmente entre 3.500 € y 12.000 €, y después 249 € al mes de mantenimiento. Todos los importes sin IVA.

TrompTech Layer empieza en 399 € al mes, IVA no incluido y sin costes de configuración.