AUTOMATISATION

Facturation automatique : du devis accepté à la facture

Toutes les données de la facture figurent déjà dans le devis. Tant que quelqu’un les ressaisit, des erreurs s’y glissent et des factures restent en attente.

Ce qui coince tant que tout reste manuel.

Transformer un devis en facture à la main semble prendre dix minutes. Cela coince systématiquement à trois endroits.

• Erreurs de saisie. Un montant erroné, une TVA à 9 % au lieu de 21 %, une ligne oubliée. Le client appelle, vous émettez un avoir et refacturez.
• Retard. La facture attend que quelqu’un ait le temps. Chaque jour de retard à l’envoi est un jour de retard au paiement.
• Factures oubliées. Sans liste des devis acceptés non facturés, vous ne voyez pas quel travail a été livré mais jamais facturé.

Comment se fait le passage du devis à la facture.

Le principe : personne ne ressaisit des données qui existent déjà. En quatre étapes, cela donne ceci.

1. L’accord est enregistré. Que le client signe électroniquement ou donne son accord par e-mail : passez le devis en accepté dans le système. Dès ce moment, il est clair qu’il est définitif.

2. Le devis devient une commande. Client, lignes, quantités et prix sont repris à l’identique. C’est aussi le moment de créer un projet ou une tâche, pour que le planning sache que du travail arrive.

3. La facture brouillon est prête. À l’accord ou à la livraison, c’est vous qui décidez. Mêmes lignes, bonne TVA, bon client.

4. Quelqu’un vérifie et envoie. Commencez toujours par ce contrôle. Vous voyez tout de suite si cela fait ce que vous attendez.

Un système ou deux ?

Un seul système si possible. Si vous faites devis et factures dans le même logiciel, le passage du devis accepté à la facture est généralement déjà intégré et vous n’avez besoin d’aucune intégration.

Deux s’il le faut. Si vous faites vos devis dans un outil de chiffrage parce qu’il y a de vrais calculs à faire, l’intégration entre cet outil et votre comptabilité est précisément la pièce à faire développer.

Ce qu’il faut éviter : des devis dans un traitement de texte ou un tableur. Impossible d’y connecter quoi que ce soit, car aucun système ne sait quand l’accord a été donné.

Envoyer directement ou vérifier d’abord ?

Vérifiez d’abord. Cela prend une demi-minute par facture et vous apprenez vite où se trouvent les exceptions. Pour les montants récurrents, comme un abonnement ou un forfait mensuel, le risque de surprise est faible. Là, vous pouvez envisager après un certain temps de lâcher le contrôle.

Quand ce n’est pas rentable.

Si vous envoyez quelques factures par mois et que chaque mission est construite différemment, le travail manuel convient très bien. Il en va de même si les devis se concluent surtout à l’oral. D’abord formaliser le processus de devis, ensuite seulement le passage à la facture.

Ce que fait TrompTech.

Dans TrompTech Layer, un devis accepté devient une facture en un clic, avec le même client, la même description et les mêmes montants. Cette facture commence en brouillon. Elle ne part par e-mail chez le client, avec le PDF en pièce jointe, qu’une fois validée par quelqu’un de votre équipe. Ensuite, Layer suit la date d’échéance et propose des relances. Les modules Ventes et Finances sont disponibles à partir de l’étape Essentiel, 895 € par mois.

Votre comptabilité reste dans votre propre logiciel. S’il faut connecter un outil de chiffrage ou votre logiciel comptable au reste, c’est du sur-mesure : généralement entre 3 500 € et 12 000 €, puis 249 € par mois pour la gestion. Tous les montants s’entendent hors TVA.

TrompTech Layer commence à 399 € par mois, hors TVA et sans frais de mise en place.