AUTOMATIZACIÓN

Crear presupuestos automáticamente: ¿qué sistema encaja con tu empresa?

Qué sistema encaja depende de una pregunta: ¿cuánto se diferencia un presupuesto de otro? Tres tipos comparados, con dónde se atascan.

Averigua primero en qué se te va el tiempo.

“Hacer presupuestos automáticamente” suena a un solo problema, pero suelen ser tres. Cada uno pide algo distinto.

• Redactarlos lleva mucho tiempo. Escribes siempre las mismas líneas y buscas precios. La ganancia está entonces en plantillas y una lista de precios fija.
• Los cálculos fallan. Márgenes, precios escalonados, descuentos y trabajos adicionales. La ganancia está entonces en un cálculo que se encargue de las cuentas.
• Después de enviarlo no pasa nada. Ningún recordatorio, ninguna vista de lo pendiente, y un presupuesto aceptado que luego se vuelve a teclear. La ganancia está entonces en el seguimiento y en el paso a la factura.

El tercer problema es el que más se pasa por alto, porque no está en el presupuesto en sí. Pero es la parte donde el trabajo se queda parado.

Tipo 1: tu programa de contabilidad.

La mayoría de los programas de contabilidad tienen una función de presupuestos con plantillas. Ahí, un presupuesto aceptado se convierte en factura sin volver a teclear. Mira primero si tu programa ya lo hace: normalmente ya lo estás pagando.

Encaja si tus presupuestos se componen de partes reconocibles y las cuentas son sobre todo sumar y aplicar el IVA. Se atasca si de verdad tienes que calcular cada presupuesto, o si quieres ofrecer varias opciones una al lado de otra.

Tipo 2: una herramienta aparte de presupuestos o de cálculo.

Estas herramientas tienen configuradores, precios escalonados, márgenes por grupo de artículos y variantes en un mismo documento. A menudo están hechas para un solo sector, como la construcción, las instalaciones o la imprenta.

Encaja si el precio sale de un cálculo y no de una lista. Se atasca si la herramienta va por libre respecto a tu administración: ganas tiempo al redactar y lo vuelves a perder al facturar. Por eso pregunta siempre cómo llega un presupuesto aceptado a tu contabilidad.

Tipo 3: el presupuesto sale de lo que ya sabes.

El camino menos conocido: el presupuesto sale de datos que ya existen. El formulario de solicitud de tu web, los datos del cliente, tu catálogo de productos. Alguien de tu equipo revisa el borrador, lo ajusta donde haga falta y lo envía.

Encaja si las solicitudes llegan por una vía fija y muchos presupuestos se parecen. Se atasca si cada solicitud necesita primero una conversación. Entonces automatizas algo que solo existe después de esa conversación.

En qué fijarte, sea cual sea el sistema.

• Una aceptación que quede registrada. Mientras una aceptación solo esté en algún correo, nadie sabe con seguridad qué presupuestos están cerrados.
• Una vista de lo pendiente. Un presupuesto que lleva una semana sin respuesta merece un mensaje breve. Eso solo es posible si ves qué presupuestos siguen abiertos.
• El camino hasta la factura. ¿Un presupuesto aceptado se convierte en factura sin volver a teclear? Si no, estás cambiando el trabajo de sitio en lugar de quitártelo.
• Tu propio diseño. Un presupuesto es un documento de venta. Un sistema que te obliga a usar su plantilla pesa más de lo que parece.

Cuándo no compensa.

Si haces un puñado de presupuestos al mes y cada uno es distinto, automatizar aporta poco. Y si tus acuerdos están ahora sobre todo en conversaciones y correos sueltos, todavía no hay nada sobre lo que construir. Primero el proceso en papel, luego un sistema.

Qué hace TrompTech.

En TrompTech Layer creas un presupuesto en la ficha del cliente, con líneas de tus propios productos, y ves qué presupuestos están pendientes. Cuando un presupuesto se acepta, con un clic se convierte en un borrador de factura. Un presupuesto solo llega al cliente cuando alguien de tu equipo pulsa enviar. Presupuestos y facturas están en los módulos Ventas y Finanzas, desde el paso Base: 895 € al mes.

Si el precio tiene que salir de un cálculo propio, o el presupuesto tiene que acabar en otro sistema, es un desarrollo a medida. Los presupuestos a partir de tu propio catálogo empiezan en 6.500 €, y después 249 € al mes de mantenimiento. Todos los importes sin IVA.

TrompTech Layer empieza en 399 € al mes, IVA no incluido y sin costes de configuración.