AUTOMATISATION

Créer des devis automatiquement : quel système convient à votre entreprise ?

Le bon système dépend d’une question : à quel point un devis diffère-t-il d’un autre ? Trois types comparés, avec leurs points de blocage.

Identifiez d’abord où passe votre temps.

« Créer des devis automatiquement » ressemble à un seul problème, mais il y en a généralement trois. Chacun demande autre chose.

• La rédaction prend du temps. Vous tapez sans cesse les mêmes lignes et cherchez les prix. Le gain se trouve alors dans des modèles et une grille tarifaire fixe.
• Les calculs déraillent. Marges, tarifs dégressifs, remises et travaux supplémentaires. Le gain se trouve alors dans un chiffrage qui prend en charge les calculs.
• Après l’envoi, il ne se passe rien. Pas de relance, pas de vue d’ensemble de ce qui est en attente, et un devis accepté qui est ensuite ressaisi. Le gain se trouve alors dans le suivi et dans le passage à la facture.

Le troisième problème est le plus souvent négligé, car il ne se trouve pas dans le devis lui-même. C’est pourtant là que le travail reste en plan.

Type 1 : votre logiciel comptable.

La plupart des logiciels comptables ont une fonction devis avec des modèles. Un devis accepté y devient une facture sans ressaisie. Vérifiez d’abord si votre logiciel le fait déjà : vous le payez généralement déjà.

Cela convient si vos devis se composent d’éléments récurrents et que les calculs se limitent surtout à des additions et à la TVA. Cela bloque si vous devez vraiment chiffrer chaque devis, ou si vous voulez proposer plusieurs variantes côte à côte.

Type 2 : un outil de devis ou de chiffrage dédié.

Ces outils proposent des configurateurs, des tarifs dégressifs, des marges par groupe d’articles et des variantes dans un même document. Ils sont souvent conçus pour un seul secteur, comme le bâtiment, l’installation technique ou l’imprimerie.

Cela convient si le prix résulte d’un calcul et non d’une liste. Cela bloque si l’outil est déconnecté de votre administration : vous gagnez du temps à la rédaction et le reperdez à la facturation. Demandez donc toujours comment un devis accepté arrive dans votre comptabilité.

Type 3 : le devis naît de ce que vous savez déjà.

La voie la moins connue : le devis provient de données qui existent déjà. Le formulaire de demande sur votre site, les coordonnées du client, votre catalogue produits. Quelqu’un de votre équipe relit le brouillon, l’ajuste si besoin et l’envoie.

Cela convient si les demandes arrivent par un canal fixe et que beaucoup de devis se ressemblent. Cela bloque si chaque demande nécessite d’abord un échange. Vous automatiseriez alors quelque chose qui n’existe qu’après cet échange.

Les points d’attention, quel que soit le système.

• Un accord enregistré. Tant qu’un accord ne figure que quelque part dans un e-mail, personne ne sait avec certitude quels devis sont conclus.
• Une vue de ce qui est en attente. Un devis resté sans réponse une semaine mérite un petit message. Ce n’est possible que si vous voyez quels devis sont encore ouverts.
• Le chemin vers la facture. Un devis accepté devient-il une facture sans ressaisie ? Sinon, vous déplacez le travail au lieu de le supprimer.
• Votre propre mise en page. Un devis est un document commercial. Un système qui vous impose son propre modèle pèse plus lourd qu’il n’y paraît.

Quand ce n’est pas rentable.

Si vous faites une poignée de devis par mois et que chacun est différent, automatiser rapporte peu. Et si vos accords se trouvent surtout dans des conversations et des e-mails épars, il n’y a encore rien sur quoi construire. D’abord le processus sur papier, ensuite un système.

Ce que fait TrompTech.

Dans TrompTech Layer, vous créez un devis depuis la fiche client, avec des lignes issues de vos propres produits, et vous voyez quels devis sont en attente. Une fois accepté, un devis devient une facture brouillon en un clic. Un devis ne part chez le client que lorsque quelqu’un de votre équipe clique sur envoyer. Devis et factures font partie des modules Ventes et Finances, à partir de l’étape Essentiel : 895 € par mois.

Si le prix doit venir de votre propre chiffrage, ou si le devis doit aboutir dans un autre système, c’est du sur-mesure. Les devis issus de votre propre catalogue commencent à 6 500 €, puis 249 € par mois pour la gestion. Tous les montants s’entendent hors TVA.

TrompTech Layer commence à 399 € par mois, hors TVA et sans frais de mise en place.