INDIVIDUALSOFTWARE

Bol.com mit Exact Online verbinden: Was geht und was nicht?

Ja, bol.com lässt sich mit Exact Online verbinden, auf drei Wegen: mit einer App aus dem App Store von Exact, über eine Integrationsplattform oder mit Individualsoftware auf den APIs von bol und Exact. Bestellungen übertragen ist die Basis. Die eigentliche Arbeit steckt in den Auszahlungen und im Lagerbestand.

Was möchten Sie eigentlich lösen?

Wer eine Anbindung zwischen bol und Exact Online sucht, hat meist eines dieser drei Probleme:

• Abtippen. Jede Bestellung kommt von Hand in die Buchhaltung.
• Die Auszahlung lässt sich nicht abstimmen. Bol zahlt nicht pro Bestellung aus, sondern pro Zeitraum, nach Abzug von Provision, Versandkosten und Retouren. In Ihrer Buchhaltung steht dann ein Betrag, der zu nichts passt.
• Bestand an zwei Stellen. Sie verkaufen denselben Artikel auch in Ihrem eigenen Webshop oder Laden, und die Mengen laufen auseinander.

Diese drei verlangen jeweils etwas anderes. Wer sie in einen Topf wirft, baut etwas, das halb funktioniert.

Bestellungen nach Exact: das ist die Basis.

Bol hat eine API für Verkäufer, über die eine Anbindung Bestellungen, Sendungen und Retouren abruft. Eine neue Bestellung wird in Exact zu einem Verkaufsauftrag oder einer Verkaufsrechnung, mit Artikeln, Mengen und dem USt.-Satz pro Position.

Legen Sie vorab zwei Dinge fest. Buchen Sie alle bol-Verkäufe auf ein Sammelkonto oder auf einen Kontakt pro Käufer? Und buchen Sie pro Bestellung oder gesammelt pro Tag? Pro Tag bleibt Ihr Hauptbuch übersichtlicher. Besprechen Sie das mit Ihrem Steuerberater.

Die Auszahlung: Hier steckt die eigentliche Arbeit.

Ihr Umsatz ist nicht das, was auf Ihrem Konto eingeht. Bol behält Provision ein, berechnet Versand- und Retourenkosten und verrechnet Gutschriften. Was eingeht, ist ein Nettobetrag über einen Zeitraum.

Stimmig wird das, wenn Sie Umsatz, Kosten und Auszahlung getrennt buchen und über ein Verrechnungskonto abstimmen. Die Provision steht dann als Kostenposten in Ihrer Buchhaltung, und Sie sehen, was Sie der Verkauf über bol wirklich kostet. Buchen Sie nur den Nettobetrag, ist Ihr Umsatz zu niedrig ausgewiesen. Fragen Sie Ihren Steuerberater, wie Sie die USt. dabei einrichten.

Bestand: Wählen Sie einen Chef.

Bestand in zwei Richtungen zu pflegen, geht fast immer schief. Verkaufen Sie denselben Artikel auf mehreren Kanälen, muss ein System die Wahrheit haben, und das andere folgt. Meist ist das Exact oder Ihr eigenes Lagersystem, mit bol als Folgesystem.

Zwischen einem Verkauf und dem aktualisierten Bestand vergeht immer etwas Zeit. Liegen noch drei im Regal, ist das der Unterschied zwischen einem zufriedenen Kunden und einer Stornierung. Arbeiten Sie deshalb mit einem kleinen Puffer statt mit der exakten Anzahl.

Retouren und Stornierungen.

Eine Retoure ist keine gelöschte Bestellung, sondern eine Gutschrift. Berücksichtigen Sie das in der Anbindung, sonst ist Ihr Umsatz zu hoch ausgewiesen, und jemand korrigiert es am Quartalsende von Hand. Dasselbe gilt für Bestellungen, die vor dem Versand storniert werden.

Drei Wege, bol und Exact zu verbinden.

Eine fertige App. Im App Store von Exact Online gibt es mehrere Anbindungen an bol von verschiedenen Anbietern. Sie verbinden sie mit ein paar Einstellungen. Die Beschreibungen im App Store nennen vor allem den Standardteil: Bestellungen als Verkaufsauftrag oder Rechnung in Exact, mit dem USt.-Code, und eine Retoure als Gutschrift. Prüfen Sie bei jeder App, was sie mit der Auszahlung und dem Bestand macht, denn da unterscheiden sie sich am meisten.

Eine Integrationsplattform. Verkaufen Sie auf mehr Kanälen als bol, sitzt oft eine Plattform dazwischen, die alle Vertriebskanäle bündelt und eine Anbindung an Exact hat. Praktisch, wenn Sie Bestand und Angebot an einer Stelle verwalten möchten. Sie haben dann allerdings ein zusätzliches System mit eigenem Abonnement.

Individualentwicklung. Eine eigene Anbindung auf der API von bol und der API von Exact. Das lohnt sich, wenn Ihre Arbeitsweise nicht in eine Standard-App passt: eine eigene Art zu buchen, Bestand in einem anderen System oder bol neben einem Webshop und einem Laden. Sie zahlen vorab mehr, und die Anbindung tut genau das, was vereinbart ist.

Beginnen Sie mit der App, wenn Ihr Prozess einfach ist. Merken Sie, dass Sie um die App herumarbeiten, mit Korrekturen am Monatsende, ist das der Moment, weiterzuschauen.

Worauf Sie achten sollten.

• Buchungsweise. Vereinbaren Sie mit Ihrem Steuerberater, wie Umsatz, Provision, Versandkosten und die Auszahlung gebucht werden und welche USt.-Codes dazugehören. Eine Anbindung setzt diese Vereinbarung um; sie denkt sie sich nicht aus.
• Retouren und Korrekturen. Fragen Sie, wie die Anbindung eine Retoure, eine Stornierung und eine Korrektur von bol verarbeitet. Entsteht eine Gutschrift, oder muss jemand das von Hand erledigen?
• Was schiefgeht. Ein unbekannter Artikel oder ein abweichender USt.-Satz muss sichtbar werden und darf nicht still liegen bleiben. Fragen Sie, wo Sie diese Meldungen sehen.
• Kundendaten. Was bol weitergibt, dient der Abwicklung der Bestellung. Es ist nicht für Ihr eigenes Marketing gedacht.
• Tempo. Eine Anbindung ruft Bestellungen in festen Abständen ab. Rechnen Sie mit einigen Minuten Verzögerung, nicht mit sofort.
• Preise und Angebot. Ihr Angebot auf bol aus Exact heraus zu steuern, ist ein eigenes Projekt und selten der erste Schritt.

Wann es sich lohnt.

Verkaufen Sie ab und zu etwas über bol, ist Buchen von Hand völlig in Ordnung. Eine Anbindung wird interessant, wenn das Abtippen zur täglichen Arbeit geworden ist oder Sie jeden Monat die Auszahlung von Hand abstimmen müssen.

Was TrompTech hier tut.

Eine Anbindung zwischen bol und Exact Online bauen wir als Individualentwicklung. Das Beispiel auf der Seite zur Individualsoftware, ein an Exact angebundener Webshop, beginnt bei 9.500 €. Individualentwicklung liegt in der Regel zwischen 3.500 € und 12.000 €, danach 249 € pro Monat für die Betreuung. Sie erhalten vorab einen Festpreis. Alle Beträge zzgl. USt.

Passt eine App aus dem App Store von Exact zu Ihnen, sagen wir Ihnen das auch. Möchten Sie, dass die Arbeit zwischen Ihren Systemen an einer Stelle zur Freigabe bereitliegt, schauen Sie sich an, was TrompTech Layer macht. Erzählen Sie uns, wie Sie heute arbeiten, dann schauen wir, welcher Weg passt.

Arbeiten Sie mit AFAS statt mit Exact? Dann lesen Sie bol an AFAS anbinden.

Individualsoftware liegt meist zwischen 3.500 € und 12.000 €, danach 249 € pro Monat für die Betreuung, zzgl. USt.