A MEDIDA

Conectar Bol.com con Exact Online: ¿qué se puede y qué no?

Sí, se puede conectar bol.com con Exact Online, de tres maneras: con una app de la App Store de Exact, mediante una plataforma de integración o con software a medida sobre las API de bol y Exact. Pasar los pedidos es la base. El trabajo de verdad está en las liquidaciones y el stock.

¿Qué quieres resolver en realidad?

Quien busca una integración entre bol y Exact Online suele tener uno de estos tres problemas:

• Volver a teclear. Cada pedido entra a mano en la contabilidad.
• El pago no cuadra. Bol no paga por pedido sino por periodo, tras descontar comisión, gastos de envío y devoluciones. En tu contabilidad aparece entonces un importe que no cuadra con nada.
• Stock en dos sitios. Vendes el mismo artículo también en tu propia tienda online o física, y las cantidades no coinciden.

Cada uno de los tres pide algo distinto. Si los metes en el mismo saco, construyes algo que funciona a medias.

Pedidos a Exact: esto es lo básico.

Bol tiene una API para vendedores con la que una integración recoge pedidos, envíos y devoluciones. Un pedido nuevo se convierte en Exact en un pedido de venta o una factura de venta, con artículos, cantidades y el tipo de IVA por línea.

Decide dos cosas de antemano. ¿Contabilizas todas las ventas de bol en una cuenta colectiva o en una cuenta por comprador? ¿Y contabilizas por pedido o agrupado por día? Por día, tu libro mayor queda más claro. Háblalo con tu gestor.

El pago: aquí está el trabajo de verdad.

Tu facturación no es lo que llega a tu cuenta. Bol retiene la comisión, cobra gastos de envío y devolución y compensa importes de abono. Lo que entra es un importe neto por periodo.

Para que cuadre, contabiliza por separado la facturación, los costes y el pago, y concílialos a través de una cuenta puente. Así la comisión aparece como gasto en tu contabilidad, y ves lo que de verdad te cuesta vender a través de bol. Si solo contabilizas el importe neto, tu facturación aparece por debajo de la real. Pregunta a tu gestor cómo configurar el IVA en este caso.

Stock: elige un solo mando.

Llevar el stock en dos direcciones casi siempre sale mal. Si vendes el mismo artículo en varios canales, un solo sistema tiene que tener la verdad y el otro lo sigue. Normalmente es Exact o tu propio sistema de stock, con bol siguiéndolo.

Entre una venta y el stock actualizado siempre pasa algo de tiempo. Si quedan tres en la estantería, es la diferencia entre un cliente contento y una cancelación. Por eso trabaja con un pequeño margen en lugar de con la cantidad exacta.

Devoluciones y cancelaciones.

Una devolución no es un pedido borrado sino una factura rectificativa. Tenlo en cuenta en la integración; si no, tu facturación aparece inflada y alguien lo corrige a mano al final del trimestre. Lo mismo vale para pedidos cancelados antes de enviarse.

Tres vías para conectar bol y Exact.

Una app ya hecha. En la App Store de Exact Online hay varias integraciones con bol, de distintos fabricantes. Las conectas con unos pocos ajustes. Las descripciones de la App Store mencionan sobre todo la parte estándar: pedidos como pedido de venta o factura en Exact, con el código de IVA, y una devolución como factura rectificativa. Mira en cada app qué hace con el pago y el stock, porque ahí es donde más se diferencian.

Una plataforma de integración. Si vendes en más canales que bol, a menudo hay una plataforma intermedia que reúne todos los canales de venta y tiene una sola integración con Exact. Práctico si quieres gestionar stock y oferta en un solo sitio. Eso sí, tienes un sistema más con su propia suscripción.

Desarrollo a medida. Una integración propia sobre la API de bol y la API de Exact. Compensa si tu forma de trabajar no encaja en una app estándar: tu propia forma de contabilizar, el stock en otro sistema, o bol junto a una tienda online y una tienda física. Pagas más por adelantado, y la integración hace exactamente lo que acuerdes.

Empieza por la app si tu proceso es sencillo. Si notas que trabajas esquivando la app, con correcciones a final de mes, es el momento de buscar otra cosa.

En qué fijarte.

• Cómo contabilizar. Acuerda con tu gestor cómo se contabilizan la facturación, la comisión, los gastos de envío y el pago, y qué códigos de IVA les corresponden. Una integración ejecuta ese acuerdo; no lo inventa.
• Devoluciones y correcciones. Pregunta cómo trata la integración una devolución, una cancelación y una corrección de bol. ¿Se genera una factura rectificativa, o tiene que hacerlo alguien a mano?
• Lo que falla. Un artículo desconocido o un tipo de IVA distinto tiene que hacerse visible, no quedarse parado en silencio. Pregunta dónde ves esos avisos.
• Datos de clientes. Lo que bol transmite sirve para gestionar el pedido. No está pensado para tu propio marketing.
• Ritmo. Una integración recoge los pedidos a intervalos fijos. Cuenta con unos minutos de retraso, no con algo inmediato.
• Precios y oferta. Gestionar tu oferta en bol desde Exact es un proyecto aparte, y pocas veces el primer paso.

Cuándo compensa.

Si vendes algo por bol de vez en cuando, contabilizarlo a mano está bien. Una integración empieza a interesar cuando volver a teclear se ha convertido en trabajo diario, o cuando cada mes tienes que cuadrar el pago a mano.

Qué hace TrompTech.

Una integración entre bol y Exact Online la construimos como desarrollo a medida. El ejemplo de la página de software a medida, una tienda online conectada a Exact, empieza en 9.500 €. Un desarrollo a medida suele estar entre 3.500 € y 12.000 €, y después 249 € al mes de mantenimiento. Recibes un precio cerrado por adelantado. Todos los importes sin IVA.

Si una app de la App Store de Exact te encaja, también te lo decimos. Si quieres que el trabajo entre tus sistemas esté listo para aprobar en un solo sitio, mira lo que hace TrompTech Layer. Cuéntanos cómo trabajas ahora y vemos qué vía encaja.

¿Trabajas con AFAS en lugar de Exact? Entonces lee conectar bol con AFAS.

El software a medida suele costar entre 3.500 € y 12.000 €, después 249 € al mes de mantenimiento, IVA no incluido.