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SUR MESURE
Connecter Bol.com à Exact Online : ce qui est possible et ce qui ne l’est pas
Oui, connecter bol.com à Exact Online est possible, de trois façons : avec une application de l’App Store d’Exact, via une plateforme d’intégration ou avec du sur mesure sur les API de bol et d’Exact. Transférer les commandes est la base. Le vrai travail se situe dans les versements et le stock.
Que voulez-vous vraiment résoudre ?
Qui cherche une intégration entre bol et Exact Online a généralement l’un de ces trois problèmes :
- Ressaisie. Chaque commande est saisie à la main en comptabilité.
- Le versement ne se rapproche pas. Bol ne verse pas par commande mais par période, après déduction de la commission, des frais d’expédition et des retours. Votre comptabilité affiche alors un montant qui ne correspond à rien.
- Du stock à deux endroits. Vous vendez aussi le même article dans votre propre boutique en ligne ou magasin, et les quantités divergent.
Ces trois problèmes demandent chacun autre chose. Les mettre dans le même sac, c’est construire quelque chose qui fonctionne à moitié.
Les commandes vers Exact : c’est la base.
Bol dispose d’une API pour vendeurs avec laquelle une intégration récupère les commandes, les expéditions et les retours. Une nouvelle commande devient dans Exact une commande client ou une facture de vente, avec articles, quantités et taux de TVA par ligne.
Décidez deux choses à l’avance. Comptabilisez-vous toutes les ventes bol sur un compte collectif ou sur un compte par acheteur ? Et comptabilisez-vous par commande ou regroupé par jour ? Par jour, votre grand livre reste plus lisible. Voyez-le avec votre comptable.
Le versement : c’est là qu’est le vrai travail.
Votre chiffre d’affaires n’est pas ce qui arrive sur votre compte. Bol retient une commission, facture des frais d’expédition et de retour et compense des avoirs. Ce que vous recevez est un montant net sur une période.
Pour que tout se rapproche, comptabilisez séparément le chiffre d’affaires, les frais et le versement, et rapprochez-les via un compte d’attente. La commission apparaît alors comme une charge dans votre comptabilité, et vous voyez ce que vous coûte réellement la vente via bol. Si vous ne comptabilisez que le montant net, votre chiffre d’affaires est sous-évalué. Demandez à votre comptable comment traiter la TVA dans ce cas.
Stock : choisissez un seul maître.
Synchroniser le stock dans les deux sens échoue presque toujours. Si vous vendez le même article sur plusieurs canaux, un seul système doit faire foi et l’autre suit. En général, c’est Exact ou votre propre système de stock, et bol suit.
Il y a toujours un délai entre une vente et la mise à jour du stock. S’il n’en reste que trois en rayon, c’est la différence entre un client satisfait et une annulation. Travaillez donc avec une petite marge plutôt qu’avec le nombre exact.
Retours et annulations.
Un retour n’est pas une commande supprimée mais un avoir. Intégrez-le dans la connexion, sinon votre chiffre d’affaires est surévalué et quelqu’un le corrige à la main en fin de trimestre. Il en va de même pour les commandes annulées avant expédition.
Trois solutions pour connecter bol et Exact.
Une application toute faite. L’App Store d’Exact Online propose plusieurs intégrations avec bol, de différents éditeurs. Vous les connectez avec quelques réglages. Les descriptions dans l’App Store mentionnent surtout la partie standard : les commandes comme commande client ou facture dans Exact, avec le code TVA, et un retour comme avoir. Regardez pour chaque application ce qu’elle fait du versement et du stock, car c’est là qu’elles diffèrent le plus.
Une plateforme d’intégration. Si vous vendez sur plus de canaux que bol, il y a souvent une plateforme intermédiaire qui regroupe tous les canaux de vente et dispose d’une seule intégration avec Exact. Pratique si vous voulez gérer stock et offre à un seul endroit. Vous avez alors un système de plus, avec son propre abonnement.
Sur-mesure. Une intégration propre sur l’API de bol et l’API d’Exact. C’est rentable si votre façon de travailler ne rentre pas dans une application standard : votre propre façon de comptabiliser, un stock dans un autre système, ou bol en plus d’une boutique en ligne et d’un magasin. Vous payez plus au départ, et l’intégration fait exactement ce qui est convenu.
| Solution | Coût | Quand l’envisager |
|---|---|---|
| Application de l’App Store d’Exact | Variable selon l’application ; l’éditeur indique le prix dans l’App Store. | Votre processus est simple et vous comptabilisez comme le fait l’application. |
| Plateforme d’intégration | Un système de plus, avec son propre abonnement. | Vous vendez sur plus de canaux que bol et voulez stock et offre à un seul endroit. |
| Sur-mesure | Généralement 3 500 € à 12 000 € au départ, puis 249 € par mois pour la gestion. | Votre façon de travailler ne rentre pas dans une application standard : votre propre façon de comptabiliser, un stock dans un autre système, ou bol en plus d’une boutique en ligne et d’un magasin. |
Commencez par l’application si votre processus est simple. Si vous constatez que vous contournez l’application, avec des corrections en fin de mois, c’est le moment de chercher plus loin.
Les points d’attention.
- Méthode de comptabilisation. Convenez avec votre comptable de la façon de comptabiliser le chiffre d’affaires, la commission, les frais d’expédition et le versement, et des codes TVA correspondants. Une intégration applique cet accord ; elle ne l’invente pas.
- Retours et corrections. Demandez comment l’intégration traite un retour, une annulation et une correction de bol. Un avoir est-il créé, ou quelqu’un doit-il le faire à la main ?
- Ce qui échoue. Un article inconnu ou un taux de TVA inhabituel doit devenir visible, pas rester bloqué en silence. Demandez où vous voyez ces alertes.
- Données clients. Ce que bol transmet sert à traiter la commande. Ce n’est pas destiné à votre propre marketing.
- Délai. Une intégration récupère les commandes à intervalles fixes. Comptez quelques minutes de décalage, pas de l’instantané.
- Prix et offre. Piloter votre offre sur bol depuis Exact est un projet à part, et rarement la première étape.
Quand c’est rentable.
Si vous vendez de temps en temps via bol, comptabiliser à la main convient très bien. Une intégration devient intéressante quand la ressaisie est devenue un travail quotidien, ou quand vous devez rapprocher le versement à la main chaque mois.
Ce que fait TrompTech.
Nous construisons une intégration entre bol et Exact Online en sur-mesure. L’exemple de la page sur-mesure, une boutique en ligne connectée à Exact, commence à 9 500 €. Le sur-mesure se situe généralement entre 3 500 € et 12 000 €, puis 249 € par mois pour la gestion. Vous recevez un prix fixe à l’avance. Tous les montants s’entendent hors TVA.
Si une application de l’App Store d’Exact vous convient, nous vous le disons aussi. Si vous voulez que le travail entre vos systèmes soit prêt à valider à un seul endroit, regardez ce que fait TrompTech Layer. Dites-nous comment vous travaillez aujourd’hui, et nous verrons quelle solution convient.
Vous utilisez AFAS plutôt qu’Exact ? Lisez alors connecter bol à AFAS.
Le sur mesure se situe généralement entre 3 500 € et 12 000 €, puis 249 € par mois de maintenance, hors TVA.