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Exact Online automatisieren: die vier Abläufe mit dem größten Nutzen

In vielen Unternehmen ist Exact Online der administrative Kern. Die Handarbeit liegt drumherum: Aufträge abtippen, Stunden aus Excel, Exporte für eine Übersicht.

Warum rund um Exact so viel Handarbeit übrig bleibt.

Exact Online tut, was es soll: Buchhaltung. Die Handarbeit steckt in allem, was davor passiert. Ein Auftrag kommt über die Website oder per E-Mail herein. Jemand liest ihn, tippt die Daten ab und erstellt eine Rechnung. Jeder Schritt ist ein Mensch, und jeder Schritt ist eine Gelegenheit für einen Fehler oder eine Verzögerung.

Der Wechsel zu einem größeren Paket löst das selten. Die Daten liegen in Exact gut; der Weg dorthin ist das Problem. Exact Online hat eine API, mit der eine Anbindung Kontakte, Aufträge und Rechnungen lesen und anlegen kann. Darauf bauen Sie auf, ohne Exact zu ersetzen.

1. Aufträge aus Ihrer Website oder Ihrem Postfach nach Exact.

Eine Bestellung aus Ihrem Onlineshop oder einen Auftrag per E-Mail muss niemand abtippen. Die Anbindung liest Kunde, Artikel, Mengen und Preise aus und legt einen Verkaufsauftrag oder einen Rechnungsentwurf in Exact an. Was zweifelhaft ist, etwa ein unbekannter Kunde oder ein Artikel, den es nicht gibt, geht an einen Menschen. Der Rest läuft weiter.

2. Stunden ohne Zwischendatei.

Stehen Ihre Stunden in einem separaten System oder in Excel, tippt jemand sie jeden Monat in Exact ab. Diese Zwischendatei ist die Schwachstelle: Sie ist immer ein wenig veraltet. Eine direkte Anbindung bucht freigegebene Stunden auf das richtige Projekt, sodass Gearbeitetes und Abgerechnetes nicht mehr auseinanderlaufen.

3. Eine Übersicht, die sich selbst aktualisiert.

Die Berichte in Exact sind für die Buchhaltung gemacht. Als Unternehmer wollen Sie oft etwas anderes sehen: Umsatz pro Kunde in diesem Monat, offene Posten, die älter als dreißig Tage sind, Marge pro Projekt. Wer dafür heute jede Woche einen Export erstellt, profitiert von einer Übersicht, die direkt aus Exact liest und jeden Morgen stimmt.

4. Eine Prüfung auf das, was fehlt.

Der langweiligste Ablauf und oft der schnellste Gewinn. Eine tägliche Prüfung, die zeigt, was fehlt: Rechnungen ohne Kostenstelle, Kontakte ohne USt-IdNr., Aufträge, die seit zwei Wochen offen sind. Sie bekommen eine kurze Liste statt einer Suche am Monatsende.

Wann eine Anbindung zu viel ist.

Bearbeiten Sie ein paar Aufträge pro Woche, kostet das Abtippen Sie vielleicht eine Viertelstunde am Tag. Eine Anbindung rechnet sich dann nur langsam. Dasselbe gilt, wenn sich Ihre Arbeitsweise noch jedes Quartal ändert: Eine Anbindung an einen Prozess, der nicht feststeht, bauen Sie immer wieder neu.

Manchmal geht es einfacher. Eine bessere Vorlage oder ein fester Export in Exact selbst kann genügen. Fangen Sie dort an, wenn Sie unsicher sind.

Was TrompTech hier macht.

Eine Anbindung an Exact Online bauen wir als Individualentwicklung, rund um die Software, die Sie bereits haben. Das Beispiel auf der Seite zur Individualsoftware, ein an Exact angebundener Onlineshop, beginnt bei 9.500 €. Individualentwicklung liegt meist zwischen 3.500 € und 12.000 €, danach 249 € pro Monat für die Betreuung. Sie erhalten vorab einen Festpreis. Alle Beträge verstehen sich zzgl. USt.

Arbeiten Sie mit einem anderen Buchhaltungsprogramm, etwa Moneybird, SnelStart oder e-Boekhouden, ist das Vorgehen dasselbe, solange das Programm eine Anbindung zulässt.

Individualsoftware liegt meist zwischen 3.500 € und 12.000 €, danach 249 € pro Monat für die Betreuung, zzgl. USt.