AUTOMATIZACIÓN

Crear facturas parciales automáticamente: ¿cómo funciona?

Las facturas parciales se automatizan bien. En el presupuesto fijas en qué plazos facturas, y cada plazo tiene su propio disparador.

Qué es una factura parcial.

Una factura parcial es una factura por una parte de un encargo que aún no está terminado. También la conoces como factura por plazos, anticipo o factura de anticipo. El planteamiento es siempre el mismo: un encargo, varias facturas, que juntas suman el cien por cien del importe acordado.

Hay dos razones para facturar así. En un proyecto de ocho semanas no quieres esperar ocho semanas a cobrar. Y con un anticipo no empiezas un trabajo por el que todavía no has recibido nada.

Dónde falla a mano.

• No cuadra. Tres plazos del 33 por ciento suman el 99 por ciento. Con el redondeo por línea la diferencia crece, y queda un importe pendiente que nadie ve.
• Se salta un plazo. El segundo plazo corresponde al inicio del trabajo. Si el trabajo empieza dos semanas más tarde, esa factura se desplaza en la cabeza de alguien. A veces se le olvida.
• El cliente no lo puede seguir. Facturas sueltas sin referencia al encargo generan preguntas. Cada pregunta retrasa el pago.

Cómo automatizarlo.

El principio: el calendario de plazos va con el presupuesto, no con la factura. En cuanto el cliente da su visto bueno, queda fijado qué se factura y cuándo.

1. El calendario está en el presupuesto. Porcentajes fijos, importes fijos o por fase: da igual, siempre que esté registrado con el encargo y no en un archivo aparte.

2. Cada plazo tiene un disparador. Un plazo va unido a un hecho: la aceptación, el inicio del trabajo, una fase entregada o la entrega final. Esa es la diferencia con una suscripción, donde manda el calendario.

3. Con cada disparador hay un borrador de factura listo. Con el importe del plazo, el tipo de IVA de las líneas originales y una referencia al presupuesto. Alguien lo revisa y lo envía.

4. El último plazo cuadra al céntimo. No calcules el último plazo como porcentaje, sino como la diferencia entre el total acordado y lo ya facturado. Así siempre suma el cien por cien, también después de redondear.

¿El calendario va en tu programa de contabilidad?

Normalmente no, y tampoco hace falta. Un programa de contabilidad sabe qué se ha facturado, no cuándo empieza el trabajo o termina una fase. El calendario va con tus presupuestos y proyectos; la contabilidad recibe las facturas que salen de ahí.

Cuándo no compensa.

Si facturas por plazos unas pocas veces al año, basta con un recordatorio en tu agenda. Automatizar empieza a interesar cuando tienes varios encargos en curso con plazos, o si alguna vez se te ha olvidado uno.

Qué hace TrompTech.

Un calendario de plazos ligado al presupuesto, que prepara por sí solo una factura con cada disparador, lo construimos como desarrollo a medida, conectado al sitio donde tienes tu planificación o tus proyectos. Un desarrollo a medida suele estar entre 3.500 € y 12.000 €, y después 249 € al mes de mantenimiento.

TrompTech Layer no tiene un calendario así. Ahí creas tú cada factura de plazo, y una factura solo llega al cliente cuando alguien de tu equipo la ha aprobado. Después, Layer controla la fecha de vencimiento y propone recordatorios. Eso está en el módulo Finanzas, desde el paso Base: 895 € al mes. Todos los importes sin IVA.

El software a medida suele costar entre 3.500 € y 12.000 €, después 249 € al mes de mantenimiento, IVA no incluido.