AUTOMATISATION

Créer des factures d’acompte automatiquement : comment ça marche ?

Les factures d’acompte s’automatisent bien. Vous fixez dans le devis les échéances de facturation, et chaque échéance a son propre déclencheur.

Ce qu’est une facture partielle.

Une facture partielle est une facture pour une partie d’une mission qui n’est pas encore terminée. Vous la connaissez aussi sous le nom de facture d’échéance, d’acompte ou de facture d’avance. Le principe est toujours le même : une mission, plusieurs factures, qui font ensemble cent pour cent du montant convenu.

Il y a deux raisons de facturer ainsi. Sur un projet de huit semaines, vous ne voulez pas attendre huit semaines votre argent. Et avec un acompte, vous ne commencez pas un travail pour lequel rien n’a encore été versé.

Ce qui coince à la main.

• Le total ne tombe pas juste. Trois échéances de 33 % font 99 %. Avec l’arrondi par ligne, l’écart se creuse, et il reste un solde que personne ne voit.
• Une échéance est oubliée. La deuxième échéance correspond au début des travaux. S’ils commencent deux semaines plus tard, cette facture se décale dans la tête de quelqu’un. Parfois, elle en sort.
• Le client ne s’y retrouve pas. Des factures isolées sans référence à la mission suscitent des questions. Chaque question retarde le paiement.

Comment l’automatiser.

Le principe : l’échéancier appartient au devis, pas à la facture. Dès que le client donne son accord, ce qui sera facturé et quand est fixé.

1. L’échéancier figure dans le devis. Pourcentages fixes, montants fixes ou par phase : peu importe, tant qu’il est attaché à la mission et non dans un fichier à part.

2. Chaque échéance a un déclencheur. Une échéance correspond à un événement : l’accord, le début des travaux, une phase livrée ou la livraison finale. C’est la différence avec un abonnement, où c’est le calendrier qui décide.

3. À chaque déclencheur, une facture brouillon est prête. Avec le montant de l’échéance, le taux de TVA des lignes d’origine et une référence au devis. Quelqu’un la vérifie et l’envoie.

4. La dernière échéance tombe juste au centime. Ne calculez pas la dernière échéance en pourcentage, mais comme la différence entre le total convenu et ce qui a déjà été facturé. Le total fait alors toujours cent pour cent, même après arrondi.

L’échéancier a-t-il sa place dans votre logiciel comptable ?

Généralement non, et ce n’est pas nécessaire. Un logiciel comptable sait ce qui a été facturé, pas quand le travail commence ou qu’une phase est terminée. L’échéancier va avec vos devis et projets ; la comptabilité reçoit les factures qui en découlent.

Quand ce n’est pas rentable.

Si vous facturez par échéances quelques fois par an, un rappel dans votre agenda suffit. Automatiser devient intéressant quand vous avez plusieurs missions en cours avec échéances, ou si vous avez déjà oublié une échéance.

Ce que fait TrompTech.

Un échéancier lié au devis, qui prépare de lui-même une facture à chaque déclencheur, nous le construisons en sur-mesure, connecté à l’endroit où se trouvent votre planning ou vos projets. Le sur-mesure se situe généralement entre 3 500 € et 12 000 €, puis 249 € par mois pour la gestion.

TrompTech Layer ne propose pas ce type d’échéancier. Vous y créez vous-même chaque facture d’échéance, et une facture ne part chez le client qu’une fois validée par quelqu’un de votre équipe. Ensuite, Layer suit la date d’échéance et propose des relances. Cela fait partie du module Finances, à partir de l’étape Essentiel : 895 € par mois. Tous les montants s’entendent hors TVA.

Le sur mesure se situe généralement entre 3 500 € et 12 000 €, puis 249 € par mois de maintenance, hors TVA.