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Automatiser Exact Online : les quatre flux les plus rentables

Dans de nombreuses entreprises, Exact Online est le cœur administratif. Le travail manuel se trouve autour : ressaisir les commandes, les heures depuis Excel, des exports pour un tableau.

Pourquoi il reste autant de travail manuel autour d’Exact.

Exact Online fait ce qu’il doit faire : la comptabilité. Le travail manuel se trouve dans tout ce qui se passe avant. Une commande arrive par le site web ou par e-mail. Quelqu’un la lit, ressaisit les données et établit une facture. Chaque étape est une personne, et chaque étape est un risque d’erreur ou de retard.

Passer à un logiciel plus important règle rarement le problème. Les données sont bien rangées dans Exact ; c’est leur acheminement qui pose problème. Exact Online dispose d’une API qui permet à une intégration de lire et de créer des relations, des commandes et des factures. Vous construisez là-dessus, sans remplacer Exact.

1. Les commandes de votre site web ou de votre boîte mail vers Exact.

Personne n’a besoin de ressaisir une commande de votre boutique en ligne ou une commande reçue par e-mail. L’intégration en extrait le client, les articles, les quantités et les prix, et prépare une commande client ou une facture provisoire dans Exact. Ce qui est douteux, comme un client inconnu ou un article qui n’existe pas, est transmis à une personne. Le reste suit son cours.

2. Les heures sans fichier intermédiaire.

Si vos heures sont dans un système séparé ou dans Excel, quelqu’un les ressaisit chaque mois dans Exact. Ce fichier intermédiaire est le point faible : il est toujours un peu dépassé. Une intégration directe affecte les heures validées au bon projet, de sorte que les heures travaillées et les heures facturées ne divergent plus.

3. Un tableau de bord qui se met à jour tout seul.

Les rapports d’Exact sont conçus pour le comptable. En tant que chef d’entreprise, vous voulez souvent voir autre chose : le chiffre d’affaires par client ce mois-ci, les créances de plus de trente jours, la marge par projet. Si vous lancez aujourd’hui un export chaque semaine pour cela, un tableau de bord qui lit directement dans Exact et qui est juste chaque matin vous sera utile.

4. Un contrôle de ce qui manque.

Le flux le plus ennuyeux, et souvent le gain le plus rapide. Un contrôle quotidien qui montre ce qui manque : des factures sans centre de coûts, des relations sans numéro de TVA, des commandes ouvertes depuis deux semaines. Vous recevez une petite liste au lieu d’une recherche en fin de mois.

Quand une intégration est de trop.

Si vous traitez quelques commandes par semaine, la ressaisie vous coûte peut-être un quart d’heure par jour. Une intégration est alors lente à rentabiliser. Il en va de même si votre façon de travailler change encore chaque trimestre : une intégration sur un processus qui n’est pas fixé doit sans cesse être reconstruite.

Parfois, c’est plus simple. Un meilleur modèle ou un export standard dans Exact lui-même peut suffire. Commencez par là si vous hésitez.

Ce que fait TrompTech.

Nous réalisons une intégration avec Exact Online sur mesure, autour des logiciels que vous avez déjà. L’exemple de la page sur le sur-mesure, une boutique en ligne reliée à Exact, commence à 9 500 €. Le sur-mesure se situe généralement entre 3 500 € et 12 000 €, puis 249 € par mois pour la maintenance. Vous recevez un prix fixe à l’avance. Tous les montants sont hors TVA.

Si vous utilisez un autre logiciel comptable, comme Moneybird, SnelStart ou e-Boekhouden, l’approche est la même, tant que le logiciel permet une intégration.

Le sur mesure se situe généralement entre 3 500 € et 12 000 €, puis 249 € par mois de maintenance, hors TVA.