A MEDIDA

Automatizar Exact Online: los cuatro flujos que más aportan

En muchas empresas, Exact Online es el núcleo administrativo. El trabajo manual está alrededor: copiar pedidos, horas desde Excel, exportaciones para un informe.

Por qué queda tanto trabajo manual alrededor de Exact.

Exact Online hace lo que tiene que hacer: la contabilidad. El trabajo manual está en todo lo que pasa antes. Un pedido llega por la web o por correo. Alguien lo lee, vuelve a teclear los datos y hace una factura. Cada paso es una persona, y cada paso es una ocasión para un error o un retraso.

Cambiar a un programa más grande rara vez lo soluciona. Los datos están bien en Exact; el problema es cómo llegan hasta allí. Exact Online tiene una API con la que una integración puede leer y crear contactos, pedidos y facturas. Sobre eso construyes, sin sustituir Exact.

1. Pedidos de tu web o tu buzón a Exact.

Nadie tiene que volver a teclear un pedido de tu tienda online o un pedido por correo. La integración extrae el cliente, los artículos, las cantidades y los precios, y deja preparado un pedido de venta o un borrador de factura en Exact. Lo dudoso, como un cliente desconocido o un artículo que no existe, pasa a una persona. El resto sigue su curso.

2. Horas sin archivo intermedio.

Si tus horas están en un sistema aparte o en Excel, alguien las vuelve a teclear en Exact cada mes. Ese archivo intermedio es el punto débil: siempre está algo desactualizado. Una integración directa pone las horas aprobadas en el proyecto correcto, para que lo trabajado y lo facturado dejen de separarse.

3. Un resumen que se actualiza solo.

Los informes de Exact están hechos para el contable. Como empresario, a menudo quieres ver otra cosa: facturación por cliente este mes, partidas pendientes de más de treinta días, margen por proyecto. Si ahora sacas una exportación para eso cada semana, te conviene un resumen que lea directamente de Exact y esté correcto cada mañana.

4. Un control de lo que falta.

El flujo más aburrido, y a menudo la ganancia más rápida. Un control diario que muestra lo que falta: facturas sin centro de coste, contactos sin número de IVA, pedidos abiertos desde hace dos semanas. Recibes una lista corta en lugar de una búsqueda a final de mes.

Cuándo una integración es demasiado.

Si procesas unos pocos pedidos a la semana, volver a teclearlos quizá te cueste un cuarto de hora al día. Entonces una integración se amortiza despacio. Lo mismo pasa si tu forma de trabajar todavía cambia cada trimestre: una integración sobre un proceso que no está fijado la tienes que rehacer una y otra vez.

A veces es más sencillo. Una plantilla mejor o una exportación fija en el propio Exact puede bastar. Empieza por ahí si tienes dudas.

Qué hace TrompTech.

Una integración con Exact Online la construimos como software a medida, alrededor del software que ya tienes. El ejemplo de la página de software a medida, una tienda online conectada a Exact, empieza en 9.500 €. El software a medida suele costar entre 3.500 € y 12.000 €, y después 249 € al mes de mantenimiento. Recibes un precio cerrado por adelantado. Todos los importes sin IVA.

Si trabajas con otro programa de contabilidad, como Moneybird, SnelStart o e-Boekhouden, el enfoque es el mismo, siempre que el programa permita una integración.

El software a medida suele costar entre 3.500 € y 12.000 €, después 249 € al mes de mantenimiento, IVA no incluido.