AI mail-triage voor teams en gedeelde mailboxen in Breda
Een info@-postbus met 100+ mails per dag, waar drie mensen in werken en waar toch dingen blijven liggen. Bij bedrijven in Breda uit zich dat meestal in horecabedrijven rond de Grote Markt, kantoren rond Chassé en makelaars rond de singel. Precies dat werk neemt een goed systeem stil en betrouwbaar over.
€2.495 setup + €249/mnd. Vast en vooraf, vanuit Breda (lokaal in de stad).
Lokaal
Waarom Breda?
We zitten zelf in Breda en kennen de stad. We werken voor kantoren rond Chassé, bedrijven in het Ginneken en zaken tussen de Catharinastraat en de Veemarktstraat. Vaak hetzelfde verhaal: het team is de afgelopen jaren gegroeid, maar offertes, planning en klantvragen lopen nog via mail en losse lijstjes. Niet via een tussenpersoon, gewoon ik die langskomt.
Vanuit Breda is Breda lokaal in de stad. We komen er geregeld, kennen Chassé en omgeving en weten welke bedrijven er zitten. Het eerste gesprek begint daardoor niet bij nul.
Werkgebied in Breda: van het Ginneken tot de Haagse Beemden. Lokaal in de stad vanaf ons kantoor aan de Baliendijk in Breda.
De markt hier
Hoe Breda eruitziet vanaf onze kant
Breda is onze eigen stad, en dat verandert vooral hoe het werkt en niet wát we bouwen. We komen langs zonder dat het een reisdag is: een uur op kantoor bij de klant om te zien hoe het werk echt loopt, kost hier een uur en geen ochtend. Bij de meeste trajecten scheelt dat een of twee rondes heen en weer mailen over hoe iets precies bedoeld was.
De stad valt uiteen in een paar heel verschillende werelden. Rond Chassé en het station zitten kantoren en dienstverleners met veel mailverkeer en weinig vastlegging. In het Ginneken en Boeimeer zitten praktijken met meerdere behandelaars, waar de agenda het hart van het bedrijf is. Rond de Grote Markt en de Havermarkt zit horeca met wisselende bezetting. En in de Hoge Vucht, Princenhage en op de bedrijventerreinen zitten bouw- en installatiebedrijven die met ploegen werken.
Wat die vier gemeen hebben is het moment waarop ze bellen. Niet bij de start, maar op het punt dat het team is gegroeid en de manier van werken niet is meegegroeid: offertes in een map, planning op een whiteboard, klantvragen in een gedeelde mailbox waar niemand eigenaar van is.
Wat we hier het vaakst tegenkomen
- Een gedeelde info@-mailbox waarin niemand weet wat al beantwoord is
- Offertes die per keer opnieuw in Word worden opgebouwd, met elke keer net andere voorwaarden
- Een planning op een whiteboard die alleen klopt voor wie ernaast staat
- Facturen die pas weken later de deur uit gaan omdat de uren nog verzameld moeten worden
Langskomen
We zitten aan de Baliendijk, tussen de Hoge Vucht en het centrum. Overal in Breda binnen een kwartier, en bij spoed vaak dezelfde dag. Parkeren regelen we zelf; je hoeft er niets voor te reserveren.
Hoe het werkt
Mailbox-sortering voor Breda: wat het oplost
Op één gedeelde mailbox komt alles binnen. Facturen, klantvragen, leveranciers, nieuwsbrieven, spam. Wij bouwen een AI-laag bovenop uw inbox die mails categoriseert, standaardvragen in uw stijl beantwoordt en de rest bij de juiste collega neerlegt. Uw team ziet de 10 mails die er echt toe doen, in plaats van 100 ongesorteerde.
Wie in Breda zoekt op “installatiebedrijf Breda” en bij u uitkomt, beslist in minuten. Dit systeem reageert direct, stelt de juiste vervolgvragen en zet de aanvraag klaar voor uw team.
1u
per dag bespaard op mailverwerking
90%
van de mails afgehandeld zonder uw team
0
belangrijke mails die wegzakken
Wat u krijgt
Inhoud van het pakket
- AI-categorisatie op urgentie en type
- Auto-reply op standaardvragen in uw stijl
- Prioriteits-inbox met alleen echte mail
- Spam en nieuwsbrieven worden weggefilterd
- Wekelijks overzicht van wat het systeem deed
- Werkt met Gmail en Outlook
Lokaal
Voor wie in Breda?
- Horecabedrijven met meerdere zaken rond de Grote Markt en Havermarkt
- Praktijken met meerdere behandelaars in het Ginneken en Boeimeer
- Bouw- en installatiebedrijven met meerdere ploegen uit de Hoge Vucht en Princenhage
- Kantoren rond Chassé met een gedeelde mailbox die volloopt
Aanpak
Hoe wij werken in Breda
De intake doen we het liefst bij u op locatie; Breda is lokaal in de stad vanuit Breda. Geen accountmanager ertussen: u spreekt direct degene die het bouwt. Na het gesprek krijgt u binnen enkele dagen een opzet met vaste prijs, zodat u weet waar u aan toe bent.
Breda kent veel horecabedrijven rond de Grote Markt, kantoren rond Chassé en makelaars rond de singel, elk met een eigen ritme. Daarom bouwen we het systeem om uw manier van werken heen: uw templates, uw toon, uw werktijden. Beheer is maandelijks opzegbaar, en aanpassingen doen we binnen dat beheer in plaats van met steeds een nieuwe offerte.
Prijs
Mailbox-sortering in Breda
€2.495
eenmalige setup
€249
per maand
Vrijblijvend gesprek van 30 min. Beheer maandelijks opzegbaar.
FAQ
Vragen die we vaak krijgen
Jullie zitten zelf in Breda. Merk ik daar iets van?
Vooral in tempo. Bij een vraag die op papier niet uit te leggen is, komen we langs in plaats van er een videogesprek voor in te plannen. Bij de oplevering zitten we er een dagdeel bij, zodat je team het meteen goed leert in plaats van uit een handleiding. En als er iets stukgaat, is langskomen een optie en geen laatste redmiddel.
Werken jullie ook met Bredase horeca en praktijken, of alleen met kantoren?
Met alle vier. De onderdelen verschillen: horeca rond de Grote Markt heeft vooral baat bij bezetting en bevestigingen, praktijken in het Ginneken bij een agenda die niet dubbel boekt, kantoren rond Chassé bij een postvak dat niets laat vallen, en installatiebedrijven bij werkbonnen met foto's en handtekening. De onderliggende laag is hetzelfde, wat je ervan aanzet niet.
Beslist de AI welke mails wij zien?
Nee, alles blijft zichtbaar. De AI sorteert en stelt voor; iedereen kan bij elke mail terug.
Wat als de AI iemand verkeerd antwoordt?
Bij twijfelgevallen krijgt uw team een melding voordat de mail eruit gaat. Elk antwoord is achteraf te reviewen of in te trekken.
Werkt dit met onze bestaande mailomgeving?
Ja, we draaien bovenop uw bestaande Gmail of Outlook, ook via Google Workspace en Microsoft 365. Klanten merken er niets van.
Werken jullie ook fysiek in Breda?
Zeker. Breda is lokaal in de stad vanuit Breda en voor een intake komen we graag richting Chassé en omgeving. Liever een call of videocall? Dan plannen we die gewoon in.
Hebben jullie referenties in Breda of omgeving?
We werken in de hele regio Noord-Brabant voor horecabedrijven met meerdere zaken rond de grote markt en havermarkt en praktijken met meerdere behandelaars in het ginneken en boeimeer. Veel klanten vragen een NDA of willen hun naam niet online; daarom noemen we hier geen logo's. In het intake-gesprek laten we wel concreet zien wat we voor vergelijkbare bedrijven bouwden.
Werken jullie ook in van het Ginneken tot de Haagse Beemden?
Ja. We werken in heel Breda en omgeving, van het Ginneken tot de Haagse Beemden inbegrepen. Ons kantoor staat aan de Baliendijk 324 in Breda, lokaal in de stad rijden. Voor een kennismaking komen we langs; daarna gaat het meeste via mail, telefoon en een gedeeld projectdossier.
Andere diensten in Breda
Meer processen die we voor MKB in Breda stil en betrouwbaar laten lopen.
Klaar om Mailbox-sortering live te zetten in Breda?
Een gesprek van 30 minuten over uw proces is genoeg om te weten of het past. Geen verplichtingen en geen offerte van twintig pagina's.