AI mail triage for teams and shared mailboxes in Breda
An info@ mailbox with 100+ emails a day, three people working in it, and things still slipping through. For businesses in Breda it tends to look like horecabedrijven rond de Grote Markt, kantoren rond Chassé en makelaars rond de singel. That is exactly the work a good system takes over, quietly and reliably.
€2.495 setup + €249/mo. Fixed and upfront, from Breda (lokaal in de stad).
Local
Why Breda?
We zitten zelf in Breda en kennen de stad. We werken voor kantoren rond Chassé, bedrijven in het Ginneken en zaken tussen de Catharinastraat en de Veemarktstraat. Vaak hetzelfde verhaal: het team is de afgelopen jaren gegroeid, maar offertes, planning en klantvragen lopen nog via mail en losse lijstjes. Niet via een tussenpersoon, gewoon ik die langskomt.
From Breda, Breda is lokaal in de stad. We are there regularly, know Chassé en omgeving and know which businesses operate here. The first conversation does not start from zero.
Service area in Breda: van het Ginneken tot de Haagse Beemden. Lokaal in de stad from our office on the Baliendijk in Breda.
The market here
What Breda looks like from our side
Breda is onze eigen stad, en dat verandert vooral hoe het werkt en niet wát we bouwen. We komen langs zonder dat het een reisdag is: een uur op kantoor bij de klant om te zien hoe het werk echt loopt, kost hier een uur en geen ochtend. Bij de meeste trajecten scheelt dat een of twee rondes heen en weer mailen over hoe iets precies bedoeld was.
De stad valt uiteen in een paar heel verschillende werelden. Rond Chassé en het station zitten kantoren en dienstverleners met veel mailverkeer en weinig vastlegging. In het Ginneken en Boeimeer zitten praktijken met meerdere behandelaars, waar de agenda het hart van het bedrijf is. Rond de Grote Markt en de Havermarkt zit horeca met wisselende bezetting. En in de Hoge Vucht, Princenhage en op de bedrijventerreinen zitten bouw- en installatiebedrijven die met ploegen werken.
Wat die vier gemeen hebben is het moment waarop ze bellen. Niet bij de start, maar op het punt dat het team is gegroeid en de manier van werken niet is meegegroeid: offertes in een map, planning op een whiteboard, klantvragen in een gedeelde mailbox waar niemand eigenaar van is.
What we run into most often here
- Een gedeelde info@-mailbox waarin niemand weet wat al beantwoord is
- Offertes die per keer opnieuw in Word worden opgebouwd, met elke keer net andere voorwaarden
- Een planning op een whiteboard die alleen klopt voor wie ernaast staat
- Facturen die pas weken later de deur uit gaan omdat de uren nog verzameld moeten worden
Visiting
We zitten aan de Baliendijk, tussen de Hoge Vucht en het centrum. Overal in Breda binnen een kwartier, en bij spoed vaak dezelfde dag. Parkeren regelen we zelf; je hoeft er niets voor te reserveren.
How it works
Mail triage for Breda: what it solves
Everything lands in one shared mailbox. Invoices, customer queries, suppliers, newsletters, spam. We build an AI layer on top of your inbox that categorises emails, answers standard questions in your style and puts the rest with the right colleague. Your team sees the 10 emails that actually matter, instead of 100 unsorted ones.
Whoever searches “installatiebedrijf Breda” in Breda and finds you, decides within minutes. This system responds instantly, asks the right follow-up questions and stages the request for your team.
1h
saved per day on email handling
90%
of emails handled without your team
0
important emails slipping through
What you get
What is included
- AI categorisation by urgency and type
- Auto-reply on standard questions in your style
- Priority inbox with only the real mail
- Spam and newsletters filtered out
- Weekly overview of what the system did
- Works with Gmail and Outlook
Local
Who in Breda?
- Horecabedrijven met meerdere zaken rond de Grote Markt en Havermarkt
- Praktijken met meerdere behandelaars in het Ginneken en Boeimeer
- Bouw- en installatiebedrijven met meerdere ploegen uit de Hoge Vucht en Princenhage
- Kantoren rond Chassé met een gedeelde mailbox die volloopt
Approach
How we work in Breda
We prefer doing the intake on site; Breda is lokaal in de stad from Breda. No account manager in between: you talk directly to the person who builds it. After the conversation you receive a plan with a fixed price within days, so you know where you stand.
Breda has plenty of horecabedrijven rond de Grote Markt, kantoren rond Chassé en makelaars rond de singel, each with its own rhythm. So we build the system around the way you work: your templates, your tone, your hours. Maintenance is cancellable monthly, and changes happen within that maintenance instead of through yet another quote.
Price
Mail triage in Breda
€2.495
one-off setup
€249
per month
Free 30 min call. Care cancellable monthly.
FAQ
Questions we are often asked
Jullie zitten zelf in Breda. Merk ik daar iets van?
Vooral in tempo. Bij een vraag die op papier niet uit te leggen is, komen we langs in plaats van er een videogesprek voor in te plannen. Bij de oplevering zitten we er een dagdeel bij, zodat je team het meteen goed leert in plaats van uit een handleiding. En als er iets stukgaat, is langskomen een optie en geen laatste redmiddel.
Werken jullie ook met Bredase horeca en praktijken, of alleen met kantoren?
Met alle vier. De onderdelen verschillen: horeca rond de Grote Markt heeft vooral baat bij bezetting en bevestigingen, praktijken in het Ginneken bij een agenda die niet dubbel boekt, kantoren rond Chassé bij een postvak dat niets laat vallen, en installatiebedrijven bij werkbonnen met foto's en handtekening. De onderliggende laag is hetzelfde, wat je ervan aanzet niet.
Does the AI decide which emails we see?
No, everything stays visible. The AI sorts and suggests; anyone can go back to any email.
What if the AI replies to someone incorrectly?
On borderline cases your team gets an alert before the email goes out. Any reply can be reviewed or retracted afterwards.
Does this work with our existing mail environment?
Yes, we run on top of your existing Gmail or Outlook, including Google Workspace and Microsoft 365. Customers notice nothing.
Do you also work on site in Breda?
Certainly. Breda is lokaal in de stad from Breda and we are happy to come towards Chassé en omgeving for an intake. Prefer a call or video call? We simply schedule one.
Do you have references in Breda or the surrounding area?
We work across the Noord-Brabant region for horecabedrijven met meerdere zaken rond de grote markt en havermarkt and praktijken met meerdere behandelaars in het ginneken en boeimeer. Many clients ask for an NDA or prefer not to be named online, so we list no logos here. In the intake we do show concretely what we built for comparable businesses.
Do you also work in van het Ginneken tot de Haagse Beemden?
Yes. We work throughout Breda and the surrounding area, including van het Ginneken tot de Haagse Beemden. Our office is at Baliendijk 324 in Breda, lokaal in de stad away. We visit in person for a first meeting; after that most contact runs via email, phone and a shared project file.
Other services in Breda
More processes we run quietly and reliably for SMEs in Breda.
Ready to launch Mail triage in Breda?
A 30-minute conversation about your process is enough to know whether it fits. No obligations, no twenty-page proposal.