Automatisering in Breda: wat kost het en wat levert het op?

Een automatiseringsproject voor een bedrijf in Breda kost een vast bedrag vanaf €2.495 en staat in twee tot zes weken live. Wat het oplevert, is het eerlijkst uit te drukken in uren: bij de processen die wij het vaakst aanpakken (aanvragen opvolgen, offerte naar factuur, rapportages) gaat er meestal vier tot acht uur per week aan handwerk af.

Hieronder wat daar precies in zit, hoe u het terugverdientijdstip zelf uitrekent, en wanneer u het beter niet kunt doen.

Waarom dit lokaal een ander verhaal is

Automatisering wordt vaak verkocht aan bedrijven met een IT-afdeling. In Breda en omstreken zit de werkelijkheid anders: bedrijven van vijf tot vijftig man, waar de eigenaar zelf de offertes maakt en de administratie erbij doet. Geen ontwikkelaar in dienst, wel elke week een avond bezig met werk dat geen omzet oplevert.

Dat verandert wat er zinnig is om te bouwen. Niet een platform waar iedereen op over moet, maar een paar koppelingen rond de software die er al staat. U houdt Moneybird, Exact of AFAS; alleen het overtypen ertussenuit.

Wat kost het precies?

• Proces-APK: €495. Wij lichten één proces door en u krijgt een concreet advies: wat er te halen valt, wat het kost en of het bij u loont. Dit bedrag gaat eraf als u daarna laat bouwen. Voor wie wil weten waar hij aan begint is dit de goedkoopste manier om erachter te komen.
• Automation-project: vanaf €2.495. Vaste prijs, geen uurtje-factuurtje. De tweede helft betaalt u pas bij werkende oplevering. De eerste drie maanden beheer zitten erbij in.
• Groei-pakket: €4.950. Twee processen tegelijk. Voordeliger dan twee losse projecten, en het loont wanneer twee stromen op elkaar aansluiten.
• Beheer: €249 of €449 per maand. Optioneel en maandelijks opzegbaar. Hiervoor blijft het draaien als een leverancier iets aan zijn software verandert.

Wat levert het op? Reken het zelf uit

De som is simpeler dan de meeste rekenmodellen doen voorkomen. Neem het aantal uren dat er per week aan het proces opgaat, vermenigvuldig met uw eigen uurtarief, en zet dat tegenover de eenmalige prijs.

Een voorbeeld met ronde getallen. Kost het opvolgen van aanvragen en het factureren u vijf uur per week, en rekent u zelf €75 per uur, dan is dat €375 per week, ongeveer €1.500 per maand aan tijd die niet naar klanten gaat. Een project van €2.495 is dan in minder dan twee maanden terugverdiend, ook als u de helft van die uren overhoudt in plaats van alle.

Let op wat er niet in die som zit en vaak zwaarder weegt: opdrachten die u misloopt doordat er te laat gereageerd wordt. In onze eigen cijfers was reactietijd de grootste factor: zie waarom 70 procent van de leads verdwijnt zonder snelle opvolging.

Wat we bij onszelf hebben gemeten

We testen alles eerst in onze eigen bedrijven voordat een klant het krijgt. In onze eigen reparatietak leverde dat acht uur per week op, en de reactietijd op nieuwe aanvragen ging van uren naar minuten. Die case staat volledig uitgeschreven in acht uur per week bespaard, inclusief wat er níet werkte.

Welke processen leveren in de praktijk het meest op?

1. Aanvragen opvolgen. Binnenkomende aanvraag, automatische bevestiging, herinnering als er niets gebeurt. Het goedkoopst om te bouwen en meestal het snelst terugverdiend.
2. Offerte naar factuur. Getekende offerte wordt conceptfactuur zonder overtypen. Scheelt dagen tussen akkoord en factuur.
3. Rapportage. Cijfers die nu elke maand met de hand uit drie systemen worden geplukt.
4. Klantcommunicatie. Statusberichten die nu iemand zelf verstuurt, of vergeet te versturen.

Wanneer u het beter niet kunt doen

Drie situaties waarin wij afraden om te beginnen. Als uw proces elke maand verandert, automatiseert u een bewegend doel. Als het werk nergens digitaal vastligt maar in gesprekken en losse mailtjes, is er niets om aan te koppelen. Eerst digitaal, dan pas automatiseren. En bij minder dan een paar uur handwerk per week is de rekensom simpelweg niet gunstig, hoe verleidelijk het ook klinkt.

Hoe het loopt als u begint

Eerst een gesprek van een half uur over waar de tijd heen gaat. Daarna óf direct een voorstel met vaste prijs, óf eerst de Proces-APK als het minder duidelijk is. Bouwen duurt twee tot zes weken, afhankelijk van hoeveel systemen mee moeten doen. U betaalt de tweede helft pas als het werkt.

Liever eerst zien dan rekenen? In de demo draait u een bedrijf als het uwe een paar weken vooruit en ziet u waar het handwerk verdwijnt.

Wij zitten zelf in Breda, dus langskomen kan gewoon. Plan een afspraak, of doe eerst de groeiscan: drie minuten en u ziet welk proces bij u het meeste handwerk kost.