Bol.com koppelen aan Exact Online: wat kan er wel en niet?

Wat kan er wel: bestellingen uit uw Bol-account automatisch als verkoopfactuur of verkooporder in Exact Online zetten, inclusief de juiste btw en een sluitende koppeling met de uitbetaling. Wat er niet kan: Bol als voorraadsysteem gebruiken en verwachten dat Exact leidend blijft. Eén van de twee moet de baas zijn over de voorraad, anders lopen de aantallen uit elkaar.

Hieronder staat per onderdeel wat er te koppelen valt, waar de praktijk stroef is en wat het kost.

Wat wilt u eigenlijk oplossen?

Bijna iedereen die hiernaar zoekt heeft één van deze drie problemen:

• Overtypen. Elke bestelling gaat met de hand de boekhouding in. Bij tien orders per dag is dat een dagtaak per week.
• De uitbetaling klopt niet met de omzet. Bol betaalt niet per bestelling maar per periode, onder aftrek van commissie, verzendkosten en retouren. In de boekhouding staat dan één bedrag dat nergens op aansluit.
• Voorraad op twee plekken. U verkoopt hetzelfde artikel ook in de winkel of via de eigen webshop, en het loopt uit de pas.

Die drie vragen om verschillende oplossingen. Wie ze op één hoop gooit, bouwt iets dat half werkt.

Bestellingen naar Exact: dit werkt goed

De basis is het eenvoudigst. Een nieuwe bestelling bij Bol wordt in Exact een verkooporder of direct een verkoopfactuur, met de artikelregels, de aantallen en het btw-tarief per regel. De klantgegevens komen mee voor zover Bol ze doorgeeft.

Twee dingen om vooraf te bepalen. Ten eerste: één klantkaart voor alle Bol-verkopen, of een klantkaart per koper? Voor de meeste bedrijven is één verzamelrelatie schoner: u doet zaken met Bol, niet met de consument. Ten tweede: factureert u per bestelling of per dag verzameld? Per dag scheelt een hoop regels in uw grootboek.

De uitbetaling: hier zit het echte werk

Dit is het onderdeel waar koppelingen sneuvelen. Uw omzet is niet wat er op de rekening komt. Bol houdt commissie in, brengt verzend- en retourkosten in rekening en verrekent creditbedragen. Wat er binnenkomt is een nettobedrag over een periode.

Sluitend krijgt u dat door de omzet, de kosten en de uitbetaling los te boeken en ze via een tussenrekening op elkaar te laten aansluiten. De commissie is dan zichtbaar als kostenpost, wat u sowieso wilt weten, want dat is uw marge. Rekent u alleen het nettobedrag als omzet, dan klopt uw btw-aangifte niet en ziet u nooit wat het verkopen via Bol u werkelijk kost.

Voorraad: kies één baas

Voorraad synchroniseren in twee richtingen is vragen om problemen. Verkoopt u hetzelfde artikel op twee kanalen, dan moet één systeem de waarheid bevatten en het andere volgen. Meestal is dat Exact of uw eigen voorraadsysteem, met Bol als volger.

Let ook op de vertraging. Tussen een verkoop en de bijgewerkte voorraad zit altijd tijd. Bij een artikel waarvan er drie op de plank liggen, is dat het verschil tussen een blije klant en een annulering. Werk daarom met een buffer in plaats van met het exacte aantal.

Retouren en creditnota's

Een retour is geen verwijderde bestelling maar een creditnota. Automatiseer dat mee, anders staat uw omzet structureel te hoog en corrigeert iemand het aan het eind van het kwartaal met de hand. Datzelfde geldt voor bestellingen die geannuleerd worden voordat ze verzonden zijn.

Wat er níet kan

Drie dingen om vooraf te weten. Bol geeft geen volledige klantgegevens door voor eigen marketing. Dat mag niet en dat wilt u ook niet omzeilen. Verder gaat er tijd overheen: een koppeling werkt met periodiek ophalen, dus reken op minuten, niet op milliseconden. En prijzen of aanbiedingen aansturen vanuit Exact is geen normale koppeling; dat is een apart traject en zelden de moeite waard.

Wanneer loont het?

Vuistregel: vanaf ongeveer tien bestellingen per dag verdient de koppeling zich terug op het overtypen alleen al. Daaronder telt vooral het tweede argument: een boekhouding die klopt zonder maandelijkse correctie. Verkoopt u incidenteel via Bol, dan is met de hand boeken prima en is een koppeling weggegooid geld.

Wat kost het?

Een koppeling als deze valt onder een automation-project: een vast bedrag vanaf €2.495, waarvan u de tweede helft pas bij werkende oplevering betaalt. De eerste drie maanden beheer zitten erbij in; daarna is beheer optioneel voor €249 per maand, maandelijks opzegbaar. Live binnen twee tot zes weken. Twijfelt u over de opzet, dan lichten we het door met de Proces-APK voor €495, af te trekken van het project.

Wilt u zien hoe zo'n koppeling eruitziet als hij loopt? In de demo van een groothandel ziet u bestellingen binnenkomen en doorstromen naar de boekhouding.

Wilt u eerst zien wat er nog meer aan Exact te koppelen valt, lees dan de vier stromen die het meest opleveren. Of plan een afspraak en neem uw Bol-cijfers mee, dan rekenen we samen uit of het bij u uitkomt.