Automatisch offertes maken: welk systeem past bij uw bedrijf?

Het systeem dat bij u past hangt af van één ding: hoeveel verschilt de ene offerte van de andere? Zijn uw offertes opgebouwd uit vaste onderdelen met wisselende aantallen, dan volstaat uw boekhoudpakket met sjablonen. Rekent u per offerte iets nieuws uit (op maat, per meter, per situatie), dan heeft u een calculatie- of offertetool nodig die daarop is gebouwd.

Hieronder de drie soorten systemen, wat ze wel en niet doen, en hoe u kiest zonder eerst drie proefabonnementen af te sluiten.

Eerst dit: waar gaat uw tijd nu heen?

Automatisch offertes maken lost niet één probleem op maar drie, en ze vragen om verschillende dingen. Zoek eerst welke van deze het uwe is:

• Het opstellen duurt lang. U typt elke keer dezelfde regels en zoekt prijzen op. Dan zit de winst in sjablonen en een prijslijst.
• Het rekenwerk is foutgevoelig. Marges, staffels, kortingen, meerwerk. Dan zit de winst in calculatie.
• Er gebeurt niets na het versturen. Geen herinnering, geen zicht op wat er openstaat, en getekende offertes die daarna opnieuw ingetypt worden. Dan zit de winst in opvolging en koppeling, niet in de offerte zelf.

Het derde is verreweg het duurst en wordt het vaakst overgeslagen. Wij zagen bij onze eigen aanvragen dat de reactietijd het meeste uitmaakte: sneller reageren dan de rest wint meer opdrachten dan een mooiere offerte. Daarover meer in waarom 70 procent van de leads verdwijnt zonder snelle opvolging.

Soort 1: uw boekhoudpakket

Moneybird, e-Boekhouden, Exact Online en SnelStart maken allemaal offertes met sjablonen, en zetten een geaccepteerde offerte met één klik om naar een factuur.

Past bij u als uw offertes uit herkenbare onderdelen bestaan en het rekenwerk optellen en btw is. Loopt vast als u per offerte echt moet calculeren, of als u meerdere varianten naast elkaar wilt aanbieden.

Grote voordeel: u heeft het al en er is geen koppeling nodig tussen offerte en factuur. Begin hier, en stap pas over als u er echt tegenaan loopt.

Soort 2: een aparte offerte- of calculatietool

Denk aan tools met configuratoren, staffels, marges per artikelgroep en varianten in één document. Vaak per branche: bouw, installatie, drukwerk, hoveniers.

Past bij u als de prijs uit een berekening komt in plaats van uit een lijst, of als u standaard drie varianten aanbiedt. Loopt vast als u het los houdt van de administratie: dan wint u tijd bij het opstellen en verliest u die weer bij het factureren.

Reken hier op een maandbedrag per gebruiker, plus een koppeling naar uw boekhouding als u het overtypen ook echt kwijt wilt.

Soort 3: offertes uit uw eigen proces

De derde weg is de minst bekende: de offerte ontstaat uit de gegevens die u al heeft. Het aanvraagformulier op de site, de intake, het antwoord op een paar vragen, en daaruit rolt een concept dat u nakijkt en verstuurt.

Past bij u als uw aanvragen langs een vaste route binnenkomen en veel offertes op elkaar lijken. Loopt vast als elke aanvraag eerst een gesprek nodig heeft; dan automatiseert u iets dat pas na dat gesprek bestaat.

Dit is waar de meeste tijdwinst zit, omdat het de stap ervoor weghaalt: niemand hoeft de aanvraag nog over te typen om te kunnen beginnen.

Waar u op moet letten, welk systeem het ook wordt

• Digitaal tekenen. Zonder akkoord dat het systeem herkent, blijft alles erna handwerk.
• Automatische herinnering. Een offerte die na vijf dagen stil blijft, verdient een berichtje. Dat is het goedkoopste extra werk dat er bestaat.
• De weg naar de factuur. Kan een getekende offerte zonder overtypen een factuur worden? Zo niet, dan verplaatst u het werk in plaats van het weg te halen. Zie automatisch factureren van offerte naar factuur.
• Uw eigen opmaak. Een offerte is een verkoopdocument. Als het systeem u dwingt tot hun sjabloon, weegt dat zwaarder dan het lijkt.

Wanneer loont automatiseren niet?

Bij minder dan een handvol offertes per maand die stuk voor stuk anders zijn, verdient u een project traag terug. En liggen uw offertes nu alleen in gesprekken en mailtjes vast, dan is er niets om aan te koppelen: eerst het proces digitaal, dan pas automatiseren.

Wat kost het?

Een offerteproces inrichten en koppelen valt bij ons onder een automation-project: een vast bedrag vanaf €2.495, tweede helft pas bij werkende oplevering, eerste drie maanden beheer inbegrepen, live in twee tot zes weken. Daarna beheer optioneel voor €249 per maand, maandelijks opzegbaar. Wilt u eerst weten wat er in uw situatie te halen valt: de Proces-APK kost €495 en gaat eraf als u laat bouwen.

Wilt u zien hoe dit in de praktijk werkt? In de demo van een bureau maakt u zelf een offerte en volgt u wat er gebeurt zodra een klant hem accepteert.

Of doe eerst de groeiscan: drie minuten en u ziet welk deel van uw offerteproces het meeste handwerk kost.