Deelfacturen automatisch maken: hoe werkt dat?

Ja, deelfacturen zijn te automatiseren. U legt bij de offerte vast in welke termijnen er gefactureerd wordt (bijvoorbeeld 40 procent bij akkoord, 40 procent bij start en 20 procent bij oplevering), en het systeem maakt op elk van die momenten zelf de conceptfactuur aan, met het juiste bedrag en een verwijzing naar de offerte.

Hieronder leest u hoe zo'n termijnschema werkt, waar het in de praktijk misgaat als u het met de hand doet, wat het kost en wanneer het niet loont.

Wat is een deelfactuur precies?

Een deelfactuur is een factuur voor een deel van een opdracht die nog niet af is. U ziet ze onder verschillende namen: termijnfactuur, deeltermijn, aanbetaling of voorschotfactuur. De opzet is steeds hetzelfde: één opdracht, meerdere facturen, samen honderd procent van het afgesproken bedrag.

Bedrijven gebruiken ze om twee redenen. De eerste is werkkapitaal: bij een project van acht weken wilt u niet acht weken op uw geld wachten. De tweede is risico: een aanbetaling zorgt dat u niet begint aan werk waar nog niets voor binnen is.

Waarom loopt het handmatig zo vaak spaak?

Deelfacturen zijn precies het soort werk waar handmatig bijhouden misgaat, en meestal op deze drie punten:

• Het optellen klopt niet. Drie termijnen van 33 procent is 99 procent. Bij afronding per regel loopt het verder uiteen, en dan blijft er een restbedrag staan dat niemand opmerkt tot de opdracht al is afgesloten.
• Een termijn wordt overgeslagen. De tweede termijn hoort bij de start van het werk. Start het werk twee weken later dan gepland, dan schuift die factuur mee in iemands hoofd, en soms schuift hij eruit.
• De klant kan het niet volgen. Drie losse facturen zonder verwijzing naar de opdracht leveren vragen op. Elke vraag is een telefoontje, en elk telefoontje is uitstel van betaling.

Hoe automatiseert u deelfacturen?

Het uitgangspunt: het termijnschema hoort bij de offerte, niet bij de factuur. Zodra de klant tekent, staat vast wat er wanneer gefactureerd wordt.

Stap 1: het schema hoort bij de offerte

Bij het opstellen kiest u een verdeling. Vaste percentages, vaste bedragen of per fase. Dat maakt technisch niet uit. Wat telt is dat het bij de opdracht vastligt en niet in een los bestand.

Stap 2: elke termijn heeft een startsein

Een termijn wordt niet op een datum verstuurd maar bij een gebeurtenis: de handtekening, de start van het werk, een opgeleverde fase, de eindoplevering. Dat is het verschil met een abonnement, waar de kalender leidend is.

Stap 3: de conceptfactuur staat klaar

Bij elk startsein maakt het systeem een conceptfactuur in uw boekhoudpakket, met het termijnbedrag, het btw-tarief van de oorspronkelijke regels en een verwijzing naar de offerte. U kijkt hem na en verstuurt.

Stap 4: de laatste termijn sluit af op de cent

Dit is het stuk dat handmatig altijd misgaat. De laatste termijn is niet een percentage maar het verschil tussen het afgesproken totaal en wat er al gefactureerd is. Dan telt het altijd op tot honderd procent, ook na afrondingen en ook als er tussentijds meerwerk bij kwam.

Wat met meerwerk?

Meerwerk hoort niet in het bestaande schema. De schonere route is een aparte regel of een aparte deelopdracht met een eigen termijn. Dan blijft zichtbaar wat er is afgesproken en wat er onderweg bij is gekomen, en dat is precies wat u wilt kunnen laten zien als een klant achteraf vraagt waar dat bedrag vandaan komt.

In welke pakketten kan dit?

Moneybird, Exact Online, e-Boekhouden, AFAS en SnelStart kunnen allemaal facturen ontvangen via een koppeling. Het termijnschema zelf zit meestal niet in het boekhoudpakket, en dat hoeft ook niet: het hoort bij uw offerte- of projectadministratie. De koppeling zet er alleen de juiste factuur tegenover. Hoe zo'n koppeling in de praktijk werkt, staat in wat een Moneybird-koppeling echt kan en in de vier stromen van Exact Online.

Wanneer loont het niet?

Eerlijk: als u twee keer per jaar in termijnen factureert, verdient een koppeling zich traag terug. Doe het dan met de hand en zet een herinnering in de agenda. Het kantelpunt ligt ergens rond de tien lopende opdrachten met termijnen, of eerder als u al eens een termijn bent vergeten. Eén vergeten slottermijn van een paar duizend euro betaalt een project vaak in één keer terug.

Wat kost het?

Een automation-project kost bij ons een vast bedrag vanaf €2.495. Geen uurtje-factuurtje. De tweede helft betaalt u pas bij werkende oplevering en de eerste drie maanden beheer zitten erbij in. Binnen twee tot zes weken staat het live. Daarna is beheer optioneel: €249 per maand, maandelijks opzegbaar. Weet u niet of het bij u rendeert, dan lichten we het proces door met de Proces-APK voor €495. Dat bedrag gaat eraf als u daarna laat bouwen.

Wilt u zien hoe dit in de praktijk werkt? In de demo van een installatiebedrijf stelt u de termijnen zelf in en spoelt u de tijd vooruit, zodat u de deelfacturen ziet ontstaan.

Zelf kijken waar de winst zit?

De groeiscan laat in 3 minuten zien welke processen in uw bedrijf het meeste handwerk kosten. Gratis en zonder verplichtingen. Liever direct iemand spreken over uw facturatieproces? Plan een afspraak, dan kijken we mee.