Automatisch factureren: van getekende offerte naar factuur zonder overtypen

De offerte is getekend. Goed nieuws. En dan begint het overtypen: dezelfde regels die al in de offerte staan, gaan handmatig het boekhoudpakket in. Regel voor regel, inclusief btw-percentages en kortingen. Bij veel bedrijven zit er daardoor dagen tussen het akkoord en de factuur. Soms langer. En soms komt de factuur er helemaal niet, omdat iemand het in een drukke week vergat.

Zonde, want de route van getekende offerte naar verstuurde factuur is juist goed te automatiseren. Alle gegevens bestaan al. Ze staan alleen in het verkeerde systeem. Hieronder leest u stap voor stap hoe automatisch factureren werkt, wat het kost en wanneer het niet loont.

Wat gaat er mis zolang het handwerk blijft?

Een offerte handmatig omzetten naar een factuur lijkt klein werk. Tien minuten, hooguit. Maar het gaat op drie punten structureel mis:

• Overtypfouten. Een bedrag verkeerd, 9 procent btw waar 21 had gemoeten, een regel vergeten. De klant belt, u maakt een creditnota en factureert opnieuw. Twee keer werk, plus een deukje in de indruk die u achterlaat.
• Dagen vertraging. De factuur wacht tot iemand er tijd voor heeft. Elke dag later versturen is een dag later betaald worden. Bij tien facturen per maand telt dat flink op in uw werkkapitaal.
• Vergeten facturen. Zonder automatische controle is er geen lijst van getekende offertes waar nog geen factuur tegenover staat. Werk dat wel geleverd is maar nooit gefactureerd wordt, ziet u niet terug op de bank.

Hoe werkt automatisch factureren van offerte naar factuur?

Het principe: gegevens die al bestaan, typt niemand opnieuw. Een koppeling tussen uw offertetool en uw boekhoudpakket doet het overzetten. In de praktijk ziet dat er zo uit.

Stap 1: de klant tekent digitaal

Het startsein is een digitale handtekening of een akkoord per mail. Op dat moment weet het systeem: deze offerte is definitief. Geen mailtje dat iemand nog moet doorsturen naar de administratie.

Stap 2: van offerte naar order

De getekende offerte wordt automatisch een order of opdracht. Klantgegevens, regels, aantallen en prijzen gaan één op één mee. Wie de planning doet, ziet direct dat er werk aankomt. Dit is ook het moment om automatisch een projectmap, taak of planningsitem aan te laten maken.

Stap 3: de conceptfactuur staat klaar

Zodra het werk geleverd is (of direct bij akkoord, dat bepaalt u zelf), verschijnt er een conceptfactuur in uw boekhoudpakket. Zelfde regels als de offerte, juiste btw, juiste klant. Termijnen kunnen ook, bijvoorbeeld 40 procent vooraf en 60 procent bij oplevering.

Stap 4: controleren en versturen

U kijkt de conceptfactuur na en drukt op versturen. Of u laat ook die stap los en het systeem verstuurt zelf. De meeste bedrijven beginnen met een controlestap en laten die pas vallen zodra het vertrouwen er is.

Werkt dit met mijn boekhoudpakket?

Waarschijnlijk wel. Wij bouwen automatisering rondom de software die u al heeft, u hoeft dus nergens naar over te stappen. De pakketten waar we het vaakst mee koppelen:

• Moneybird
• Exact Online
• AFAS
• e-Boekhouden
• SnelStart

Staat uw offertetool of CRM er niet tussen? Vrijwel elk pakket met een koppelingsmogelijkheid is aan te sluiten. Op onze blauwdrukken-pagina staan gratis recepten van veelgebruikte combinaties, zodat u vooraf ziet hoe zo'n koppeling in elkaar zit.

Offerte en factuur in één systeem of in twee?

In één systeem als het kan, in twee als het moet. Staan uw offertes en facturen in hetzelfde pakket (Moneybird, Exact Online, e-Boekhouden of SnelStart), dan is de stap van geaccepteerde offerte naar factuur vaak één knop en heeft u geen koppeling nodig. Maakt u offertes in een calculatie- of offertetool omdat er echt gerekend moet worden, dan is twee systemen prima; dan is de koppeling ertussen precies het stuk dat u laat bouwen.

Wat u wilt vermijden is de derde variant: offertes in een tekstverwerker of spreadsheet. Daar valt niets aan te koppelen, want er is geen moment waarop een systeem weet dat er getekend is.

Automatische facturen versturen: direct of eerst nakijken?

Begin met nakijken. Standaard zetten wij het zo neer dat het systeem een conceptfactuur klaarzet en u die goedkeurt en verstuurt. Dat kost een halve minuut per factuur en u ziet meteen of de automatisering doet wat u verwacht. Loopt dat een paar weken goed, dan kunt u de controlestap loslaten voor de facturen waar niets bijzonders aan is.

Voor terugkerende bedragen (abonnementen, onderhoud, een vast maandbedrag) kan het direct automatisch. Daar is de kans op een verrassing klein en het voordeel groot: die facturen gaan altijd op dezelfde dag de deur uit, ook in een drukke week.

Automatisch facturen opmaken zonder koppeling: kan dat?

Deels. Elk boekhoudpakket kan facturen opmaken uit sjablonen en herhaalfacturen automatisch aanmaken. Dat scheelt typewerk en is gratis in de zin dat u het al betaalt. Waar het ophoudt: het pakket weet niet wat er in uw offerte, planning of urenregistratie staat, dus de regels moeten er nog steeds in.

De vuistregel: sjablonen halen het opmaken weg, een koppeling haalt het overtypen weg. Zit uw tijd in de opmaak, begin dan bij de sjablonen van uw eigen pakket. Zit uw tijd in het overzetten van gegevens die al ergens anders staan, dan is dat sjabloon een pleister.

Wanneer loont facturatie automatiseren niet?

Eerlijk is eerlijk: niet altijd. Verstuurt u drie facturen per maand en is elke offerte compleet anders van opbouw, dan verdient u een automatiseringsproject traag terug. Handwerk is dan prima. Hetzelfde geldt als uw offertes vooral mondeling tot stand komen en nergens digitaal vastliggen. Dan is er simpelweg niets om aan te koppelen. Eerst het offerteproces digitaal, daarna pas automatiseren.

Twijfelt u of het bij u rendabel is? Daar is de Proces-APK voor: voor €495 lichten we het proces door en krijgt u een concreet advies. Dat bedrag trekken we af als u daarna een project laat bouwen.

Wat kost het en hoe snel staat het live?

Een automation-project kost bij ons een vast bedrag vanaf €2.495. Geen uurtje-factuurtje. De tweede helft betaalt u pas bij werkende oplevering, en de eerste drie maanden beheer zitten erbij in. Binnen twee tot zes weken staat het live. Daarna is beheer optioneel: €249 per maand (of €449 voor Plus), maandelijks opzegbaar. Wilt u meteen twee processen aanpakken, dan is er een Groei-pakket voor €4.950. Alle opties staan op de dienstenpagina.

We testen alles eerst in onze eigen bedrijven. Onze eigen facturen gaan daardoor dagen eerder de deur uit dan voorheen, en de reactietijd op aanvragen ging van uren naar minuten. Wat we bouwen, draait bij onszelf.

Zelf uitzoeken waar de winst zit?

Wilt u die stap zien lopen? In de demo accepteert u zelf een offerte en ziet u de factuur ontstaan.

De groeiscan laat in 3 minuten zien welke processen in uw bedrijf het meeste handwerk kosten. Gratis, zonder verplichtingen. Liever direct iemand spreken over uw facturatieproces? Plan een afspraak, dan kijken we mee.