Exact Online automatiseren: de 4 stromen die het meest opleveren

Exact Online is bij veel bedrijven de administratieve kern. Facturen, debiteuren, btw: het staat er allemaal netjes in. Maar de rand eromheen is vaak handwerk. Orders die per mail binnenkomen en overgetypt worden. Uren die eerst in Excel belanden voordat iemand ze boekt. Een collega die elke week dezelfde export draait voor een overzicht dat de directie wil zien.

Dat handwerk is precies waar een Exact Online koppeling het verschil maakt. Niet door Exact te vervangen, maar door de stromen eromheen te automatiseren. Hieronder de vier stromen die in de praktijk het meest opleveren, wat zo'n Exact Online integratie kost, en ook eerlijk: wanneer u er beter niet aan kunt beginnen.

Waarom blijft er zoveel handwerk over rond Exact Online?

Exact doet wat het moet doen: boekhouden. Het probleem zit in alles wat vóór de boekhouding gebeurt. Een order komt binnen via de website of per mail. Iemand leest die, typt de gegevens over, maakt een factuur. Elke stap een mens, elke stap een kans op fouten en vertraging.

Overstappen op een groter pakket lost dat zelden op. De data zit goed in Exact. Het transport ernaartoe is het probleem. Daarom bouwen wij bij TrompTech in Breda automatisering rondom bestaande software. U hoeft nergens vanaf.

Welke vier stromen leveren het meest op?

1. Orders uit uw website of mailbox direct naar Exact

Een bestelling via de webshop of een order per mail hoeft niemand meer over te typen. Een systeem leest de order, haalt klant, aantallen en prijzen eruit en zet de verkooporder of factuur klaar in Exact. Twijfelgevallen gaan naar een mens, de rest loopt door. Het effect ziet u terug in de doorlooptijd: bij onze eigen bedrijven gaan facturen dagen eerder de deur uit.

2. Uren geboekt zonder tussenbestand

Veel bedrijven registreren uren in een los systeem of in Excel, waarna iemand ze maandelijks overtikt in Exact. Dat tussenbestand is de zwakke plek. Het is altijd net verouderd, en het overtypen kost elke maand uren. Een directe koppeling stuurt goedgekeurde uren automatisch naar de juiste projecten en kostenplaatsen. Geen export, geen import, geen verschil meer tussen wat er gewerkt is en wat er gefactureerd wordt.

3. Een eigen dashboard op uw Exact-data

De rapportage in Exact is prima voor de boekhouder. De directie wil meestal iets anders zien: omzet per klant deze week, openstaande posten ouder dan 30 dagen, marge per project. Nu draait iemand daar wekelijks exports voor. Een dashboard dat rechtstreeks op de Exact-data leest, is elke ochtend actueel. Niemand hoeft er nog iets voor te doen.

4. Automatische controle op ontbrekende gegevens

De saaiste stroom, en vaak degene met het snelste resultaat. Een controle die dagelijks door uw administratie loopt en signaleert wat er mist: facturen zonder kostenplaats, klanten zonder btw-nummer, orders die al twee weken openstaan. U krijgt een lijstje in plaats van een zoektocht. Dat scheelt vooral aan het eind van de maand, als anders alles tegelijk boven water moet komen.

Wanneer is een Exact Online koppeling overkill?

Niet altijd loont het. Verwerkt u een paar orders per week, dan kost overtypen u misschien een kwartier per dag. Een project vanaf € 2.495 verdient zich dan traag terug. Begin er niet aan. Hetzelfde geldt als uw proces nog elk kwartaal verandert: een koppeling bouwen op een werkwijze die niet vastligt, is geld wegzetten.

Soms is de oplossing ook simpeler dan een integratie. Een slimmer sjabloon of een standaard-export kan genoeg zijn. In onze gratis blauwdrukken staan een paar van die recepten uitgeschreven. Die kunt u zonder ons uitvoeren.

Wat kost Exact Online automatiseren?

Een automation-project heeft bij ons een vaste prijs vanaf € 2.495. De oplossing staat in 2 tot 6 weken live. De tweede helft betaalt u pas bij een werkende oplevering, en de eerste 3 maanden beheer zitten erbij in. Daarna kost beheer € 249 per maand (Plus: € 449), maandelijks opzegbaar.

Twijfelt u welk proces u als eerste moet aanpakken? Een Proces-APK van € 495 brengt dat in kaart, en dat bedrag trekt u later af van een project. Wilt u direct twee processen tegelijk aanpakken, dan is er het Groei-pakket van € 4.950. Een overzicht van wat we bouwen vindt u op onze dienstenpagina.

We bouwen overigens niet vanaf een tekentafel. In 2026 bouwden we ruim 60 websites en er draaien 27 eigen tools op tromptech.nl/lab. Alles wat we bij klanten neerzetten, hebben we eerst in onze eigen bedrijven getest. Onze eigen reactietijd op aanvragen ging daardoor van uren naar minuten.

Werkt u niet met Exact maar met Moneybird, AFAS, e-Boekhouden of SnelStart? De aanpak is hetzelfde. Wij bouwen rondom wat u al heeft.

Eerst weten of het bij u loont?

In de demo van een groothandel ziet u die stromen langskomen zonder dat er iets wordt overgetypt.

Benieuwd welke van deze vier stromen bij u het meest oplevert? Doe de gratis groeiscan (3 minuten) of plan een afspraak. Dan rekenen we het samen na. Ook als de uitkomst is dat een koppeling voor u nog niet rendabel is, hoort u dat gewoon.